Organiser un webinar à succès en 13 étapes clés

Alors si vous vous demandez comment créer un webinaire, il y a de fortes chances que vous soyez déjà familiarisé avec ses capacités à générer du business et établir des relations.

Mais, au cas où vous ne seriez pas sûre de ce que c’est, faisons une introduction de 30 secondes. 

Définition d’un webinaire

Un webinar est un séminaire interactif en ligne qui vous permet de faire une présentation virtuelle à n'importe qui dans le monde. 

Vous pouvez inviter des personnes à participer en temps réel, ainsi qu'enregistrer la présentation et envoyer la rediffusion à ceux qui se sont inscrits mais n'ont pas pu assister à l'événement en direct.

Pendant ce temps, vous pouvez recueillir des informations sur les inscrits que vous pouvez utiliser pour mener des actions marketing personnalisées. 

De plus, vous pouvez intégrer une session de questions-réponses à votre webinar pour répondre directement aux questions ou aux préoccupations de votre audience. 

Maintenant que vous voyez bien de quoi je parle, il est temps de plonger dans le cœur du sujet ! Découvrez comment organiser un webinar à succès en 10 étapes clés. 

Organiser un webinar en 13 étapes clés 

1. Choisir un sujet spécifique 

Votre webinar peut porter sur n'importe quel sujet, mais il doit porter sur un élément spécifique et pertinent que votre public trouvera utile. 

Par exemple, si vous ciblez les personnes intéressées par le marketing en e-commerce, vous pouvez organiser un webinaire sur le référencement de ce secteur en particulier.

Pour savoir ce qui a le plus de chances de trouver un écho auprès de votre prospects cibles, essayez l'une de ces méthodes :

• Analysez vos pages sur les réseaux sociaux : Recherchez les publications et les images qui ont été le plus partagées. Ceux-ci vous mèneront au contenu qui pourrait se convertir joliment en un webinar. 
• Passez en revue vos FAQ : vos clients et prospects posent-ils toujours les mêmes questions ? Identifiez les lacunes dans les connaissances que vous pourriez combler.
• Faites des recherches sur les questions de vos clients : utilisez un outil comme AnswerThePublic pour savoir ce que les gens demandent. Examinez les résultats et choisissez les questions auxquelles vous pourriez répondre grâce à votre webinaire.

Une fois que vous avez une idée des intérêts de votre audience, vous êtes prêt à finaliser le sujet de votre webinaire. L'expertise est très importante ici, veillez donc à choisir un sujet qui correspond à vos capacités et à vos compétences.

2. Choisir son équipe

Un webinar compte généralement trois acteurs principaux. Le succès de votre session dépend d'eux, et je vous recommande d'examiner attentivement vos options lors du choix des personnes suivantes :

L'organisateur : c’est la personne clé responsable du développement du contenu du webinar. Il est également chargé de trouver un orateur approprié et de promouvoir l'événement. Il est chargé des inscriptions et de la communication avec les participants au début et à la fin du webinaire.

Le(s) présentateur(s) : Les présentateurs ou les experts en la matière doivent se concentrer sur le développement et la présentation de l’évènement. Ils s'occupent de la programmation et du dépannage, de l'inscription au webinar et d'autres détails pour les aider à faire une présentation intéressante.

Assistant(s) : Les assistants aident à répondre aux questions pour lesquelles le présentateur et l'animateur n'ont pas beaucoup de temps. Ils aident en répondant aux questions techniques. (Par exemple, "L'audio et la vidéo ne sont pas synchronisés" ou "Il n'y a pas de son"). Les assistants sont souvent nécessaires pour les webinaires avec une large audience.

3. Décider d'un format de webinar

Je vous suggère de choisir un format qui transmettra au mieux votre message tout en engageant votre audience. Vous pouvez envisager les quatre formats de webinaire suivants :

Conférencier unique : Comme son nom l'indique, il s'agit d'un orateur unique qui communique avec les participants. L'orateur fera également une démonstration du contenu du webinar et répondra à toutes les questions posées par les participants. Je recommande ce type de webinaire si vous avez une petite audience.

Format d'interview : L'orateur joue le rôle d'un intervieweur et pose une série de questions prédéterminées à l'expert en la matière. Ce type de webinaire peut être très intéressant, car les participants regardent les experts répondre aux questions. Il les encourage également à poser des questions, ce qui le rend intéressant.

Panel de discussion avec modérateur : À l'instar d'une table ronde, un webinaire avec table ronde fait intervenir plusieurs intervenants sur un sujet prédéterminé. Un modérateur devra animer ce type de webinaire.

Questions-réponses : Similaire au format d'interview, ce type de webinaire permet également à l'orateur de répondre à des questions, mais cette fois, les questions proviennent directement du public. Je vous recommande de recueillir les questions à l'avance. Cela vous permettra de respecter l'horaire et de vérifier les questions provenant de l'auditoire. Les segments de questions-réponses sont généralement ajoutés à la fin de tous les formats de webinars.

4. Planifiez les éléments visuels 

Étant donné qu'il s'agit d'un séminaire en ligne, les webinaires reposent largement sur des supports audio et visuels pour démontrer leur contenu. Des diapositives remplies de texte ne feront pas l'affaire.

Les meilleurs webinaires doivent ressembler davantage à une expérience en face à face, et vous devez demander aux présentateurs d'utiliser leur webcam pendant leur présentation.

Je présente ici un webinar destiné aux experts marketing souhaitant automatiser certaines actions grâce à un CRM (c’est moi en bas à gauche).

La caméra est activée ce qui permet à l'auditoire de voir l'orateur pendant la présentation, ce qui ajoute une autre couche d'informations comme les signaux non verbaux, etc.

Cependant, cela nécessite que chaque présentateur dispose non seulement d'une caméra décente (idéalement, meilleure que celle de son ordinateur portable) mais aussi d'un éclairage approprié.

En termes de diapositives, Including vous suggère de prendre en compte les points suivants lors de la préparation des visuels de votre prochain webinar :

Prévoyez une diapositive d'introduction contenant des informations telles que l'heure du début et les points qui seront abordés. Mais faites en sorte que ce soit amusant !

Ensuite, disposez d'une diapositive présentant un synopsis des sujets qui seront abordés.

Incluez une diapositive présentant les outils et sites Web qui seront utilisés au cours du processus. Je vous recommande d'utiliser les outils et sites Web en temps réel pendant le webinaire afin d'avoir un meilleur impact sur votre audience.

5. Choisir sa plateforme de webinar

Voici quelques questions que vous devriez vous poser lorsque vous choisissez un outil de webinaire dans lequel investir :

Quels sont les objectifs ?

Avant de choisir un service de webinar, vous devez réfléchir aux objectifs. S'il s'agit du lancement d'un produit ou de la promotion de votre entreprise, il y a de fortes chances que vous visiez un public plus large. Dans ce cas, vous avez besoin d'une plateforme qui vous aidera à interagir avec un grand nombre de participants.

Le produit est-il facile à utiliser ?

Les webinaires étant limités dans le temps, il est essentiel que vous choisissiez le bon outil de service afin de pouvoir en tirer le meilleur parti dans le délai imparti. Si vous prévoyez un webinar au format d'un seul intervenant, vous rechercherez le logiciel le plus simple possible afin de pouvoir présenter avec succès le contenu de votre entreprise aux participants.

Combien cela coûte-t-il ?

Avec autant d'outils disponibles sur le marché, il est facile de s'embrouiller. Je trouve qu'il est préférable de prendre en compte le public cible lorsque l'on considère le coût. Par exemple, si vous visez une audience importante, vous aurez besoin d'un forfait d'entreprise. En revanche, avec un public de taille moyenne ou petite, vous pouvez facilement opter pour une édition premium.

Une fois que vous avez analysé ces paramètres, vous pouvez maintenant choisir la solution qui correspond le mieux à vos besoins. 

Il en existe une multitude tel que :

• Livestorm (qu'on utilise)
  
• Teams
• Zoom
• Webikeo
• GoToWebinar
  
  

Elles sont toutes des plateformes intéressantes, à vous de choisir laquelle sera la plus pertinente selon vos critères.

Il existe également YouTube Live, qui vous permet d'héberger des webinaires gratuitement, des plateformes de streaming en direct qui vous permettent de diffuser de nombreux types de contenus vidéo. 

6. Créer la page d'inscription

Une fois que vous avez choisi votre plateforme, vous pouvez configurer votre page d'inscription. Il s'agit essentiellement d'une landing page qui encourage les gens à s'inscrire.

Pour la création de celle-ci je vous recommande de prendre en considération ces 5 points : 

• Un titre impactant qui présente le sujet
• Un résumé clair et concis du webinar
• Un visuel accrocheur
• Un formulaire de conversion
• Un call to action (CTA)
• Une présentation des intervenants 

Si vous utilisez un outil payant, vous devriez voir une option permettant de créer une page d'inscription. Mais si ce n'est pas le cas, ou si vous utilisez un outil gratuit, envisagez d'utiliser un créateur de pages de renvoi comme Hubspot.

Hubspot est un CRM puissant permettant d’optimiser et d’automatiser vos actions commerciales et marketing. Il propose des modèles de landing page préétablis parmi lesquels vous pouvez choisir. Prenez celui de votre choix, puis personnalisez-le à l'aide de leur outil de création par glisser-déposer. 

Important : N'oubliez pas de mentionner la date et l'heure de votre webinar sur la page d'inscription. Si vous ciblez des professionnels actifs, il est préférable de choisir un créneau en soirée ou le week-end. N'oubliez pas de mentionner le fuseau horaire si vous attendez des participants du monde entier.

7. Choisir l'espace et l'équipement 

Il est préférable d'enregistrer votre webinaire dans une pièce calme, car elle sera probablement exempte de bruits extérieurs et de perturbations. 

Avant l'enregistrement, mettez également votre téléphone, votre tablette et vos autres appareils en mode silencieux. Vous ne voulez pas que les notifications interfèrent pendant que vous présentez.

Avoir le bon équipement est une autre condition préalable importante. Bien que vous n'ayez pas besoin d'investir dans beaucoup de matériel, assurez-vous d'avoir accès aux éléments suivants :

• Une caméra : Il n'est pas nécessaire d'acheter directement une webcam HD externe. Testez d'abord la caméra intégrée de votre ordinateur (dans un endroit bien éclairé). Vous pouvez également tester la caméra de votre smartphone pour l'enregistrement.
• Un microphone : Contrairement à la caméra, je ne fais pas confiance à la qualité des micros intégrés aux ordinateurs. C'est pourquoi je recommande d'investir dans une unité externe. Blue Yeti et Samson sont deux bons microphones pour l'organisation . Ils sont également faciles à installer, car vous n'avez besoin que d'un câble USB pour les connecter à votre ordinateur portable.

Lorsque vous faites la checklist des éléments à prendre en compte, veillez à ne pas négliger l'équipement.

8. Produire le contenu

C'est ici que votre travail acharné prend tout son sens.

Comme nous l'avons vu précédemment, votre webinar peut prendre plusieurs formes, comme une présentation powerpoint, un format interview ou des Q&A. 

Quel que soit le format, il existe une règle d'or sur la façon d'organiser un webinar qui atteigne votre objectif : il doit être attrayant. Une autre façon de voir les choses est de dire qu'il ne doit pas être ennuyeux !

Alors mettez votre chapeau de créativité. Comment pouvez-vous créer quelque chose de spécial qui maintiendra les gens intéressés et connectés pendant toute la durée du webinar ?

N'ayez pas peur de briser certaines attentes. C'est le moment de vous démarquer.

Même si votre webinaire reste modeste, il existe quelques bonnes pratiques à garder à l'esprit pour votre contenu :

• Créez de beaux visuels personnalisés pour faire ressortir votre marque et votre mission.
• Faites en sorte que vos diapositives soient courtes et simples, avec une idée principale par diapositive.
• Privilégiez les éléments visuels aux mots : Incluez des vidéos, des GIFs et des animations lorsque vous le pouvez - juste pour secouer les choses et maintenir l'attention des gens.
• Ne tapez pas d'énormes blocs de texte : Tapez plutôt quelques mots clés que les participants pourront suivre, puis développez-les verbalement.
• Lancez un sondage au milieu de votre présentation : Il s'agit d'une autre technique permettant de secouer la structure et le flux tout en s'assurant de l'engagement de votre audience .

La durée moyenne d'un webinaire est de 45 à 60 minutes. Je vous recommande de respecter cette durée, surtout si vous souhaitez ajouter des possibilités d'engagement comme un sondage et une session de questions-réponses.

Conseil de pro : je vous recommande d'utiliser Canva pour concevoir votre jeu de diapositives. Canva propose un plan gratuit pendant que vous apprenez les ficelles de la réalisation de présentations de webinars étonnantes. Vous pouvez également choisir parmi de nombreux modèles de présentation.

9. Faites la publicité et la promotion de votre webinar

Afin de garantir une participation maximale, il est essentiel de promouvoir autant que possible à l'avance. Voici comment je vous suggère de le faire :

• Commencez par créer une landing page qui présente le sujet, le ou les intervenants, la date et l'heure, ainsi qu'un appel à l'action pour que les gens s'inscrivent pour participer à l'événement.
• Créez une bannière ou affichez une publicité sur la page d'accueil de votre site Web pour informer les visiteurs de l'événement à venir.
• Utilisez les réseaux sociaux comme Facebook et Twitter pour faire passer le message. Créez un hashtag dédié et original pour faire connaître l'événement. Ce hashtag vous sera utile au moment de l'événement, car vous l'utiliserez pour interagir avec les participants.
• Envoyez plusieurs e-mails de rappel mettant en avant le compte à rebours de votre événement. 45% des experts marketing affirment que les emails sont les plus efficaces pour stimuler les inscriptions (d'après mon expérience, c'est vrai).

Le jour de l'événement, veillez à envoyer des e-mails contenant le lien direct vers votre webinaire.

10. Choisir la bonne date et la bonne l'heure

Vous devez garder à l'esprit que toutes les personnes inscrites ne se trouveront pas au même endroit. Le webinaire doit être organisé à une date et une heure précises qui permettront au plus grand nombre de participants d'être présents. 

Si votre public cible se trouve à Paris et que vous êtes situé en Guadeloupe, lancer un webinaire à 15 heures, heure de là-bas, n'est pas forcément un bon choix, car il sera tard pour les participants vivant à Paris.

Le meilleur moment pour organiser votre webinaire dépend de la population cible, mais un sondage réalisé par GoToWebinar suggère que le meilleur jour est le mardi.

Vous pouvez utiliser Google Analytics pour localiser les régions du monde d'où provient la majorité de mon trafic en ligne. Vous pouvez également envoyer des enquêtes à vos participants potentiels en leur demandant les moments les plus propices pour y assister.

11. Continuez à s’entraîner

Je m'entraîne toujours pour un webinar plusieurs jours avant de le mettre en ligne pour m'assurer que tout se passe bien.

Commencez à faire des essais à blanc, ce qui aidera toutes les personnes impliquées dans le webinaire à se faire une idée de l'ensemble de celui-ci. Vérifiez tous les équipements pour vous assurer qu'ils fonctionnent correctement. Une dernière répétition à blanc deux à trois jours avant le jour J en direct permettra d'obtenir les résultats suivants :

• Confirmer si tout le monde est bien familiarisé avec la plateforme et le contenu
• Finaliser les diapositives de présentation pour éviter les changements de dernière minute.
• Choisir les méthodes de communication qui conviennent le mieux à l'équipe.
• Assigner aux individus les activités qui doivent être surveillées pendant le webinar, telles que les sondages, les questions-réponses, les discussions de groupe, etc.
• Examiner l'inscription finale en fonction de détails tels que les noms des participants, leurs secteurs d'activité respectifs, etc. L'hôte doit être pleinement conscient de ces informations.

12. C'est le moment de se lancer en direct !

Vous avez fait une présentation géniale. Vous avez préparé votre scène et créé votre jeu de diapositives. Vous en avez fait la promotion auprès de votre réseau et au-delà.

C'est parti !

Une fois que tout est dit et fait, il ne reste plus qu'une chose à faire : le webinar n'est pas terminé lorsque vos 60 minutes sont écoulées.

Votre suivi peut faire une énorme différence dans l'atteinte des objectifs que vous cherchiez à atteindre en premier lieu, comme obtenir plus de pistes ou de ventes.

N'oubliez pas d'envoyer un e-mail à tous les participants pour les remercier, avec un lien vers l'enregistrement si vous proposez cette option.

Dans cet e-mail, vous pouvez également leur envoyer une offre spéciale ou les faire progresser dans votre entonnoir de vente. Vous devez continuer à entretenir ces relations régulièrement pour qu'elles se développent et s'approfondissent.

C'est là tout l'intérêt, après tout.

13. Suivi des participants

J'ai remarqué que certains marketeurs omettent d'assurer le suivi des participants à leur webinaire. C'est une grave erreur, car vous manquez une occasion de continuer à engager votre audience.

Envoyez-leur un e-mail de remerciement accompagné d'une enquête leur demandant de partager leurs commentaires et d'évaluer leur expérience, ainsi qu'un appel à l'action pour les prochains webinaires. 

Veillez à envoyer un e-mail de suivi, accompagné d'un replay du webinar, aux personnes qui se sont inscrites mais n'ont pas pu y assister. Ce suivi encouragera fortement le public à participer à vos futurs évènements, voire à s'impliquer dans votre entreprise.

Une fois que vous avez organisé votre webinar avec succès, commencez à évaluer vos efforts en utilisant les commentaires fournis par vos participants dans les e-mails de suivi. Tenez-en compte et faites des ajustements pour que les prochains soient encore plus réussis.

Les grands webinars sont bien planifiés, organisés et exécutés par une équipe soudée. Vous devez consacrer suffisamment de temps à la planification et à l'essai du programme afin d'en éliminer les défauts.

En conclusion

Vous êtes désormais armés pour réussir votre webinar sans laisser place à l'erreur. Et n'oubliez, le webinar reste l'un des formats les plus puissants pour la génération de leads qualifiés en s'intégrant parfaitement à la stratégie d'inbound marketing.