Préparer et animer un webinaire, les fondamentaux d’une bonne présentation en ligne

La création et l’organisation d’un webinaire n’est pas chose facile. Cela nécessite une grande organisation, des moyens de communication à grande échelle, des invitations personnalisées, un contenu intéressant et éventuellement des intervenants spécifiques…

L’animation de votre présentation en ligne n’est que la partie submergée de l’iceberg. Elle résulte de plusieurs heures de préparation...

Créer un webinaire : les fondamentaux d’une présentation en ligne.

Le mot webinaire (ou “webinars” en anglais) est une contraction des mots “web” et “séminaire”. Il désigne une vidéoconférence destinée à présenter un produit, un outil ou une méthode à un public sur internet.

Il prend alors une dimension commerciale lorsque ce format est utilisé à une échelle déterminée par les entreprises pour communiquer auprès d’une cible spécifique.

Ces présentations en ligne peuvent porter sur différents contenus :

• une présentation commerciale,
• une méthode de travail,
• un retour d’expérience,
• un cas d’usage, une formation,
• une interview…

Mais pourquoi organiser un séminaire en ligne ?

L’avantage principal d’un webinaire est sa capacité à rassembler beaucoup d’intervenants et de spectateurs sur une même présentation, grâce à internet et aux outils informatiques.

Contrairement à un séminaire physique, il n’y a pas besoin de réserver une salle. Tout se fait en ligne. Les coûts logistiques sont donc moins importants.

Pour les entreprises, l’objectif principal est donc de générer ou activer des leads qualifiés (BtoB), voire éventuellement des ventes directes (BtoC). Un objectif secondaire peut être défini lorsque l’on cherche à améliorer son image de marque.

Cet objectif prend une plus grande importance lorsque les participants sont déjà vos clients.

L’organisation et la préparation d’un webinaire réussi

Afin de réussir son webinaire, il faut bien le préparer. Tout va donc se jouer lors du mois qui précède votre webinaire. Il s’agit d’un réel exercice de Growth Hacking. Dans l’ordre il va falloir définir :

1. La thématique et la stratégie commerciale du webinaire.
2. Les canaux de communication utilisés pour annoncer l’événement.
3. Les inscriptions et la rétention de vos prospects

La thématique de votre présentation, un enjeu stratégique

Le sujet d’un webinaire n’est jamais choisi par hasard. Vous devez tout d’abord vous mettre à la place de vos clients, pour chercher quelles sont leurs problématiques. Cela vous permettra donc de les intéresser.

Votre produit ou service doit également répondre à cette problématique. Votre webinaire vous permettra donc à vos prospects de se mettre en situation, de découvrir les avantages de votre solution, mais aussi d’être formé à l’utilisation de votre produit.

Ainsi, vous devez créer un échange gagnant-gagnant avec votre public.

Webinar : L’inscription et la rétention de vos utilisateurs

Le webinaire est un contenu qui a une grande valeur, car il permet de montrer votre expertise à tous vos prospects. Il permet aussi de détecter parmi vos prospects, ceux qui ont des besoins spécifiques, et qui seront interpellés par votre présentation.

La première étape pour créer son événement en ligne réside dans la création d’un formulaire d’inscription. Ce formulaire remplira 2 objectifs :

• Mesurer le niveau d’intérêt et l’audience de votre présentation.
• Générer des leads qualifiés, c’est-à-dire les informations de contacts de vos prospects (nom/prénom, e-mail, téléphone, nom de l’entreprise…).

Deuxièmement, assurez-vous que ce formulaire soit bien accessible en ligne, sur votre site web ou sur une page dédiée. Cela vous permettra de partager un lien spécifique à l’ensemble de vos clients. Cette page sera donc l’entrée de votre entonnoir de vente.

Exemple : la solution Weezevent vous permet de créer un formulaire d’inscription gratuitement pour votre événement en ligne, mais aussi de gérer de nombreuses options supplémentaires : relances mail, statistiques des inscriptions, vente des accès...

La communication Digitale de votre événement en ligne

Enfin, il est nécessaire de capter un maximum de vos prospects. Pour cela, vous allez devoir activer un maximum de canaux pour toucher vos prospects et anciens clients. Il est donc nécessaire de préparer un plan de communication :

• Identifiez les moyens de communications incontournables pour toucher votre cible. Il peut s’agir d’e-mailings, de publicités, de vos réseaux sociaux, d’envois de SMS… N’oubliez pas de solliciter votre réseau professionnel : collègues, clients…
• Concevez des textes et visuels attrayants pour communiquer sur votre webinaire.
• Lancez vos campagnes de communication aux bonnes dates, et plusieurs fois. En effet, pour faire passer le message de la date de votre événement, il sera nécessaire d’envoyer plusieurs mails et relances, de poster vos textes de promotion plusieurs fois sur les réseaux sociaux...

Choisir vos dates de communication revient à programmer à un compte à rebours jusqu’à votre présentation en ligne. Prévoyez de réitérer vos communications à des intervalles réguliers : 1 mois avant l’événement, 2 semaines, 1 semaine, 1 jour 1 heure …

Prévoyez également des relances auprès de vos inscrits : 3 jours avant, 1 jour avant... mais aussi 1h avant le début de la présentation. Cela vous permettra d’avoir une audience plus grande.

Attention : sur internet, un visiteur a la capacité de voir le nombre de personnes connectées à votre présentation en direct. Cela peut avoir un impact aussi bien positif que négatif sur les participants en fonction du nombre affiché.

Animer un webinaire, un moyen de se faire connaître.

L’animation d’un webinaire est un moyen de capter l’attention de vos prospects. Il engage un contact humain et personnel avec l’ensemble de vos participants. Ce contact est très important dans votre approche commerciale. Le webinaire est un moment privilégié pendant lequel vous avez l’attention de vos prospects.

Les enjeux matériels : assurez-vous de bien prévoir vos outils nécessaires au direct :

• Webcam de qualité ;
• Micro ou casque-micro ;
• Débit de votre connexion internet ;
• Si vous avez prévu des intervenants, n’oubliez pas de tester leur matériel quelques heures avant la présentation.

L’image de votre entreprise est également en jeu. En prenant la parole, vous allez montrer le sérieux et l’expertise de votre entreprise. Vous allez certainement enrichir votre portefeuille client.

Gardez le contact : suite à votre présentation, n’oubliez pas de garder le contact avec vos participants, avec des actions personnalisées. Voici quelques exemples d’actions qui vont vous permettre d’aller plus loin avec votre public :

• Envoyer un e-mail de remerciement ;
• Proposer à vos participants de remplir une fiche technique de leur besoin ;
• Rappeler chacun des participants en “one-to-one” pour discuter avec eux de leurs impressions ;
• Envoyer un formulaire de satisfaction pour connaître leur impression ;
• Proposer un échantillon gratuit de votre produit ou service ;
• Offrir un document de synthèse de la présentation ou de la formation ;
• ...

Vous avez maintenant toutes les clés en main pour effectuer votre présentation. Si vous maîtrisez ce format, vous pourrez créer un rendez-vous régulier en renouvelant vos sessions de présentation en ligne. Le premier webinaire est toujours le plus difficile à préparer. À vous de jouer !