Comment créer un webinar à succès ?

Prenons l'exemple d'un bon repas entre amis. Pour que celui-ci soit un succès il vous faut plusieurs éléments :

1. Des amis à inviter, qui répondront ou non à votre sollicitation
2. Le repas, que vous veillerez à faire correspondre aux goûts des convives
3. Un lieu adéquat, avec une table accueillante et suffisamment grande pour tout le monde

Le principe du webinar est très similaire à l'organisation d'un bon repas

Aujourd’hui, il est très facile de trouver le “lieu adéquat”, car de nombreux outils simples d’utilisation permettent de créer des salles virtuelles et d’héberger des conférences en ligne.

Cependant, pour que le webinar soit un succès, cela ne suffit pas !

Il faut non seulement que vos convives s’inscrivent à votre événement, mais également qu’ils se connectent au webinar le jour J.

Et enfin, si ce que vous racontez ne les intéresse pas - si le repas n’est pas à leur goût, vos efforts seront vains et ils ne seront plus sensibles à vos futures sollicitations.

Alors, organiser un webinar à succès… mission impossible ? 

Et bien non !

Dans ce guide, découvrez notre méthode pour organiser des webinars qui sont vus et qui convertissent.

Sommaire : 

1. Qu’est-ce qu’un webinar et pourquoi en organiser ?

2. Les 5 étapes pour organiser un webinar à succès

• Etape 1. Connaitre la cible de son Webinar
• Etape 2 : Générer le maximum d’inscriptions… et veiller à ce que les inscrits se connectent le jour J !
• Etape 3 : Préparer le contenu du webinar
• Etape 4 : Améliorer le webinar en y conviant un expert reconnu
• Etape 5 : Analyser la réussite du webinar et générer des ventes

3. Focus sur 3 outils de webinar existants

• Webikeo
• Livestorm
• GoToWebinar

 1. Qu’est-ce qu’un webinar et pourquoi en organiser ?

Le webinar, ou “webinaire” en français, est le nouvel outil favori des marketeurs B2B.

Contraction de “web” et de “séminaire”, le webinaire est un salon en ligne dans lequel se tient une réunion ou une conférence.

Il vous permet de prendre la parole devant des audiences allant jusqu’à 5 000 spectateurs !

Parfait mélange entre la conférence physique et la vidéo, le format webinar ne conserve que le meilleur des deux mondes :

• Contrairement aux grands événements physiques, vous n’avez aucune logistique à gérer

• Contrairement à la vidéo, vous ne perdez pas l’interactivité de l’événement en live

Les webinars sont principalement utilisés par les entreprises dans le B2B.

Leurs objectifs sont multiples :

• Organiser des réunions à distance avec des participants géographiquement éloignés

• Générer ou qualifier des leads avec une approche inbound marketing (c’est de ce type de webinar que nous parlerons dans ce guide !)

• Conclure des ventes sans avoir à multiplier les interactions clients et les rendez-vous commerciaux - c’est par exemple le cas des webinars “démo live”, qui servent à présenter un outil SAAS à des leads déjà qualifiés

Dans ce guide, nous allons porter notre attention sur le webinar en tant qu’outil de capture de leads et de qualification.

En effet, le webinar s’inclut à merveille dans votre stratégie d’inbound marketing !

1. Les prospects sont attirés par la teneur informative et par la valeur du contenu de votre webinar...
2. Pour s’inscrire au webinar, ils doivent entrer leurs coordonnées : c’est donc un outil de capture de leads, au même titre qu’un lead magnet à télécharger ! 

Vous avez donc d’excellentes raisons d’adopter le format webinar, d’autant plus que les performances de ce type de contenu ne sont plus à prouver :

• 55% des marketeurs B2B l’ont déjà adopté (source : Content Marketing Institute)

• 72% des marketeurs et des directions commerciales B2B le considèrent comme leur meilleur canal de génération de leads (source : GoToWebinar)

Convaincu par le webinar ?

Il n’y a plus qu’à réussir à en organiser un de bonne qualité.

Cela peut sembler compliqué au premier abord...

… Pourtant, vous êtes capable d’organiser un bon repas pour vos amis sans être un chef cuisinier, n’est-ce pas ?

Il suffit de suivre la recette !

Voici la marche à suivre pour organiser un webinar à succès, étape par étape.

Vous verrez, ce n’est vraiment pas un travail insurmontable.

2. Comment organiser un webinar en 5 étapes ? 

Etape 1 : Connaître la cible de son webinar

Nous ne le répéterons jamais assez.

La fondation de toute stratégie inbound est la connaissance de la cible.

Plus votre buyer persona est riche et détaillé, plus grande sera la valeur apportée par vos contenus.

Le webinar n’est qu’un format de contenus parmi d’autres.

Il n’échappe donc pas à la règle !

Le sujet et le coeur de votre webinar doivent répondre à un problème ou à un besoin de votre cible, et lui apporter des connaissances nouvelles à ce sujet. 

Aller plus loin :

S’il est indispensable de savoir à qui s’adresse le webinar pour le rendre efficace, vous pouvez par ailleurs utiliser le webinar lui-même pour enrichir votre connaissance de la cible !

En effet, deux éléments du webinar peuvent vous aider à approfondir votre compréhension des attentes de l’audience :

  1. Le formulaire d’inscription.

Grâce au formulaire d’inscription du webinar, vous pouvez poser des questions spécifiques aux participants :

• Pourquoi ils s’inscrivent
• Leurs attentes
• La taille de leur entreprise
• Leur principal challenge par rapport à la thématique abordée

Cela vous aidera à cerner votre audience avant le jour J et à adapter le contenu de votre conférence en conséquence.

  2. Les questions “en off” au début du webinar

Le webinar commence, vous voilà face à vos participants les plus ponctuels.

Et si vous retardiez le début de la web conférence de quelques minutes pour “attendre les retardataires” ?

Profitez de l’occasion pour faire patienter vos premiers participants avec un moment de conversation conviviale et informelle.

Pas de slides, pas de partage d’écran, pas de sondages à ce stade : posez simplement quelques questions à votre audience (qui sont-ils, que font-ils dans la vie, qu’espèrent-ils de cette visio conférence...) et lisez attentivement leurs réponses dans le chat.

Grâce à ce moment privilégié, vous pouvez souhaiter la bienvenue aux participants et engager leur attention au maximum en personnalisant votre discours :

• “Tiens, John vient de nous rejoindre, bonjour John !”

• “Intéressant ton projet Anaïs, je vais justement parler de ce sujet dans la conférence, tu verras”

Vous commencez alors votre exposé en connaissant les internautes en face de vous.

N’hésitez pas à adapter votre discours et vos exemples selon les informations récoltées dans les premières minutes du webinar.

Par exemple, si vous avez sous le coude deux cas clients, dont l’un qui correspond à l’industrie dans laquelle se lance Anaïs… choisissez ce dernier et interpellez Anaïs !

En faisant écho à ce que vous avez appris des participants, votre conférence web devient on-ne-peut-plus concrète :

Nul doute qu’Anaïs restera jusqu’au bout du webinar et vous accordera sa confiance pour longtemps, si vous traitez ses problématiques et êtes capable d’adapter votre contenu à son besoin ! 

Afin de disposer d'un système d'inscription performant pour votre webinaire, il existe des solutions gratuites comme la plateforme Weezevent, qui vous permettra de comptabiliser les inscriptions, d'envoyer des rappels par e-mails ou encore de vendre les accès

Etape 2 : Générer le maximum d’inscriptions… et veiller à ce que les inscrits se connectent le jour J !

Lorsque vous organisez un buffet pour un grand nombre de personnes, vous vous doutez que :

• Une partie des invités déclineront l’invitation ou n’y répondront simplement pas
• Sur l’ensemble des invités ayant indiqué “qu’ils allaient passer”, une partie ne se présentera pas le jour J

Vous allez donc cuisiner suffisamment pour satisfaire l’ensemble des invités ayant accepté votre invitation…

… Mais, si le soir venu, seules deux personnes se présentent, il y aura beaucoup de gâchis !

Vous aurez beau préparer un contenu formidable pour votre webinar, il n’aura de valeur que si vos prospects s’y inscrivent… puis se connectent le jour J. 

Pour maximiser le nombre d’inscriptions et le taux de participation, vous pouvez actionner différents leviers du funnel d’acquisition.

Le funnel d’acquisition pour un webinar est similaire au funnel inbound pour les livres blancs et autres leads magnets : 

1. Promotion de la landing page du webinar, avec le formulaire d’inscription (objectif : maximiser le nombre d’inscriptions)
2. Envoi d’emails aux inscrits en amont du webinar (objectif : maximiser le taux de participation)
3. Le webinar a lieu !
4. Envoi d’un email de remerciement aux participants et promotion d’une offre ou d’un contenu supplémentaire (objectif : lead nurturing). 

L’emailing est donc votre meilleure arme pour limiter le taux de dropout entre l’inscription et la participation au webinar (l’emailing est également idéal après le webinar, mais nous y reviendrons à l’étape 5…).

Nous vous conseillons cependant de l’utiliser à bon escient et de mettre en place des automatisations.

Vous avez une séquence de 2 à 3 emails minimum à préparer :

•  Un email pour remercier et confirmer l’inscription
• Un ou plusieurs emails de rappel, quelques jours ou quelques heures avant le webinar, avec le lien vers le salon virtuel.

C’est le moment d’accrocher de nouveau l’attention de vos leads, en jouant sur leur curiosité et leur FOMO (Fear of Missing Out) : donnez-leur une raison d’être présents en live, et pas uniquement de voir un replay de la réunion en ligne.

• Puis, après le webinar : un email de remerciement accompagné d’une offre (patience, nous en parlerons à l’étape 5)

Vous avez invité vos convives ?

Il est temps de vous mettre aux fourneaux.

Etape 3 : Préparer le contenu du webinar

Il est temps de s’attaquer au coeur du sujet. Qu’allez-vous raconter aux participants ? Il est essentiel de s’attarder aussi bien sur le fond du contenu que sur la forme.

A. Le fond : préparer le contenu du webinar

De la même façon que vous imagineriez le royal menu de votre superbe repas, vous devez concevoir un contenu de grande qualité pour votre webinar.

Toujours en partant de votre connaissance du buyer persona, sélectionnez un thème qui concerne votre audience.

Précisez ensuite le sujet du webinar. Il correspond à un angle d’attaque, à une façon d’aborder le thème choisi afin d’éduquer et d’informer l’audience.

Voici les types de sujets souvent choisis pour les webinars :

• Présenter une problématique “métier” et y répondre

Exemple : “SAAS et RGPD : comment s’adapter et tirer profit des nouvelles législations ?”

• Offrir une formation sur un sujet à la mode, pour un public débutant

Exemple : “Apprenez à créer votre campagne Google Ads de A à Z”

• Poser une question technique et y répondre, pour un public déjà expérimenté

Exemple : “Comment optimiser vos campagnes Google Ads avec les annonces responsives ?”

N’oubliez pas que, même si la finalité de la stratégie inbound marketing est bien entendu de vendre, ce n’est pas la finalité première de votre webinar.

Le webinar n’est qu’une étape pour qualifier vos leads ! Ne faites pas fuir vos prospects avec un discours d’emblée trop commercial.

Utilisez ces deux moments à bon escient pour introduire votre produit :

• La présentation des speakers en début de webinar : c’est l’occasion d’énoncer la proposition de valeur de l’entreprise, sans aucun discours promotionnel.

• La conclusion du webinar. C’est l’occasion d’établir une relation commerciale et de présenter votre produit comme une solution au problème abordé en cours de webinar. Attention, cela ne sera efficace que si le contenu du webinar a précédemment retenu l’attention des participants !

B. La forme : accrocher l’attention du participant

L’habit fait souvent le moine, et nous apprécierons davantage les qualités gustatives d’un plat élégamment dressé que celles d’une assiette peu appétissante.

Il en va de même pour votre contenu.

Pour mettre en forme la valeur que vous allez apporter au cours de votre webinar, vous pouvez miser sur :

• Le visuel

• L’interaction avec les participants (ça réveille toujours)

Voici la boîte à outils à votre disposition pour cela :

• Des slides de présentation
• La possibilité de partager votre écran (utile pour faire une démo)
• La webcam, pour voir les speakers pendant leur discours
• Les outils de sondage, pour demander des avis en live (attention, tous les outils de webinar ne proposent pas cette fonctionnalité)
• Le chat, via lequel l’audience peut poser des questions

Nos astuces pour mettre à profit le chat :

N’hésitez pas à provoquer les messages en interpellant votre audience. Posez lui des questions, demandez lui son avis ou son retour d’expérience.

Par exemple : “Dites-moi dans le chat si vous avez déjà utilisé cette technique, et si cela a fonctionné ou non.”

Ensuite, répondez à quelques messages en veillant à utiliser les prénoms des participants, et apportez-leur de la valeur en live pour prouver votre expertise !

“Julien, je lis que tu n’as pas eu de résultats avec cette technique. Dans quel secteur tu interviens ?”

Julien répond.

“Ok, as-tu songé à tester cette technique alternative, je pense qu’elle serait adaptée à ton public ?”

Interpeller votre public permet non seulement d’engager des discussions, et donc d’apporter davantage de valeur qu’avec un format vidéo classique, mais aussi de réveiller votre public, de l’impliquer et de ne pas le perdre en cours de route.

Votre contenu est personnalisé en direct et en live : là réside toute la plus-value du format webinar.

C. Webinar “live” ou pré-enregistré ?

Le format du webinar demande beaucoup d’efforts :

• Ce n’est pas facile à animer et n’importe qui ne peut pas s’improviser speaker : il faut se sentir à l’aise dans ce rôle et bien maîtriser son sujet pour pouvoir répondre aux questions de l’audience.

• Il faut être présent en live, à des horaires souvent contraignants (en dehors des horaires de bureau, le midi, le soir…).

Pour vos premiers webinars, vous devez commencer avec un vrai live.

Il faut que vous bénéficiez de la richesse des interactions avec votre audience, aussi bien pour lui apporter un maximum de valeur que pour améliorer vos futurs webinars.

Cependant, lorsque l’un de vos webinar rencontre un certain succès et qu’il vous faut en multiplier les sessions… il devient tentant de pré-enregistrer votre live, pour que la machine continue de tourner sans vous.

Attention avec ce format ! Il est certes très utile…

… Mais il n’est efficace qu’avec les excellents webinars, qui ont déjà eu lieu de nombreuses fois en live auparavant.

En effet, il est indispensable d’avoir mené différents tests et itérations avec votre webinar avant de l’enregistrer.

Il vous faut notamment avoir reçu un grand nombre de messages des participants pour identifier les principales questions, celles qui reviennent le plus fréquemment.

Le webinar que vous choisirez de rediffuser doit couvrir ces principales questions.

Ainsi, même si vous perdez la valeur ajoutée du webinar en le transformant en simple vidéo, l’audience aura tout de même le sentiment de recevoir de la valeur de votre part.

Par ailleurs, vous pouvez traiter les questions reçues via le chat en différé, et envoyer les réponses par email le lendemain du webinar !

Une dernière mise en garde avec le webinar pré-enregistré :

Le contenu d’un webinar est rarement evergreen.

En effet, la force d’un webinar réside en la rencontre d’un expert, d’un sujet à la mode, et d’une audience dont les questions sont souvent ancrées dans l’actualité du secteur ou du métier.

Si vous choisissez de pré-enregistrer un webinar, veillez tout de même à le refaire en live dès que vos résultats se font moins bons : ce sera l’occasion d’en rafraîchir un peu le contenu et de le remettre au goût du jour.

Etape 4 : Améliorer le webinar en y conviant un expert reconnu

Les collaborations apportent de nombreux avantages :

• Sur la forme, l’alternance de deux voix rend le webinar plus dynamique et souvent plus efficace

• Sur le fond, accueillir un expert extérieur à l’entreprise permet d’amener également de la valeur supplémentaire et de l’information dont vous ne disposez peut-être pas

• Pour l’audimat : en faisant participer un speaker externe, vous bénéficierez de son audience en plus de la vôtre. Le webinar est la parfaite occasion de partager sa notoriété et son image de marque.

• Côté organisation : il est souvent utile de co-animer un webinar, avec par exemple un speaker qui apporte l’expertise et un assistant qui lit les questions dans le chat et sélectionne les plus pertinentes. Au-delà d’un certain succès, cette collaboration est essentielle : il devient difficile pour un speaker seul de suivre le flux de messages tout en se concentrant sur sa présentation !

Etape 5 : Analyser la réussite du webinar et générer des ventes

Comme pour toute action inbound, vous ne pourrez vous améliorer ou optimiser vos démarches sans en mesurer les résultats.

À la suite d’un webinar, vous devez donc :

1. Capitaliser sur les leads qui ont signifié un intérêt durant le webinar, et envoyer un email à tous les participants
2. Analyser les KPIs de votre webinar et en tirer des conclusions pour les suivants

A. L’email de remerciement

L’email de remerciement, que nous évoquions à l’étape 1, est une étape obligatoire.

Cet email peut contenir :

• Un “Merci !”

• Un lien vers le replay du webinar

• Un récapitulatif des principales questions / réponses du webinar

• Les réponses aux questions posées par email suite au webinar

• Un call-to-action pour faire avancer le lead d’une étape dans votre funnel inbound : proposer un nouveau contenu, faire une offre promotionnelle, proposer un RDV…

B. Les résultats du webinar

Pour mesurer le succès de votre webinar, vous disposez de plusieurs indicateurs :

• Le nombre d’inscrits
• Le nombre de participants et le taux de participation
• Le taux de participation dans les outils de sondage ou dans le chat
• Le temps d’écoute.

Au-delà de ces indicateurs basiques, il faut identifier qualitativement les leads vraiment susceptibles d’être intéressés par votre offre : il faut les recontacter au plus vite !

Un webinar est l’opportunité de créer une forte relation de confiance, de prouver son expertise et de soulever des questions dans l’esprit du prospect.

Ne perdez pas de temps !

Vous avez reçu l’attention d’un lead pendant une heure de conférence, capitalisez sur l’intérêt provoqué :

Vous aurez davantage de chance de qualifier le lead, voire de conclure une vente, en recontactant cette personne avant que son enthousiasme ne retombe.

 3. Focus sur 3 outils de Webinar existants

Une fois que vous avez les invités et le délicieux repas, votre dîner a déjà une grande chance d’être une réussite...

… Mais pour sublimer le tout, vous devez prêter attention au lieu et au décor de la table.

Il en va de même pour le webinar.

Créer un salon virtuel et héberger la web conférence est de loin l’étape la plus facile, car de nombreux outils clés en main existent.

Chaque plateforme de diffusion vous permettra d’inviter des participants et de leur présenter votre contenu en live. Cependant, quelques éléments et fonctionnalités diffèrent d’un outil à l’autre.

Voici les principaux critères pour choisir votre plateforme :

• Tarifs
• Plafond maximal pour le nombre de participants
• Possibilité de pré-enregistrer ou non les conférences
• Fonctionnalités supplémentaires : sondage en temps réel, solutions de collaboration, email automation intégré, reporting automatique…

Ces fonctionnalités supplémentaires distinguent les plateformes de webinar des simples outils de chat vidéo ou de conférences téléphoniques.

Nos trois solutions préférées chez Inbound Value sont les suivantes :

A. Webikeo

Webikeo est une plateforme payante disposant notamment d’une fonctionnalité de création de landing page et d’automatisation des emails de relance avant le webinar.

Après la conférence, la plateforme présente de nombreux KPIs et autorise l’export des adresses emails des participants, pour les intégrer à votre CRM.

B. Livestorm

Plateforme premium également, Livestorm propose des fonctionnalités plus spécifiques :

• Sondage en live
• Questions publiques et privées de l’audience
• Possibilité de pré-enregistrer
• Possibilité de co-animer

Le tarif de l’abonnement dépend du nombre d’inscrits autorisé. Le plafond maximum est de 500 participants par webinar.

C. GoToWebinar

GoToWebinar est un puissant outil, payant également.

Sa principale différence, par rapport aux deux plateformes précédentes, est son plafond bien plus élevé : jusqu’à 5 000 participants par webinar !

Si vous souhaitez aller plus loin. N'hésite pas à télécharger notre guide.