Comment concevoir une fiche prospect efficace ?

La fiche prospect en fait partie. Il s’agit d’un support permettant d’organiser sa stratégie marketing, un élément primordial pour votre campagne de prospection commerciale. Son élaboration nécessitera une grande rigueur pour assurer la réussite de cette opération.

Que signifie fiche prospect ?

Avant d’entrer dans le vif du sujet, il est nécessaire de prendre connaissance de la définition exacte de ce document et de ses spécificités.

Définition d’une fiche prospect

La fiche prospect est un outil utilisé lors d’une campagne marketing. Elle est indispensable pour toute opération de prospection téléphonique et écrite, dont l’e-mailing, la lettre postale et les messages sur les réseaux sociaux. Cette fiche peut être assimilée à une carte d’identité du client potentiel.

Par ailleurs, elle est également utile dans d’autres actions de marketing, telles que la gestion de la relation client.

Que contient-elle ?

La fiche prospect doit avant tout contenir des informations simples et utiles qui permettent de prendre contact avec le client. Son nom, son prénom, mais aussi son adresse téléphonique et les autres informations importantes doivent y être inscrits.

Cependant, des informations de qualification doivent également y être indiquées pour personnaliser les fiches afin de connaître les attentes du contact. Parmi les éléments importants à préciser absolument, on retrouve le chiffre d’affaires du client, son effectif, ses faiblesses ainsi que ses points forts, et enfin ses fournisseurs.

Vous avez aussi la possibilité de préciser la pertinence du prospect, notamment sa maturité en fonction de certains critères spécifiques, allant des intentions d’achat aux contraintes existantes.

Comment obtenir ces informations ?

Vous pouvez commencer par établir des fiches avec vos données internes. Vous vous servez des contacts acquis lors de différents événements, comme les salons, ou en vous tournant vers les formulaires en ligne.

Complétez avec la location ou l’achat de fichiers prospects bien déterminés.

Il est important d’utiliser des informations exactes et pertinentes. Recourez à ce que l’on désigne par fichier repoussoir en vue de ne pas avoir à refaire une fiche contact d’un de vos clients. Grâce à cet outil, vous aurez à votre disposition une base de données avec une liste de professionnels ou de particuliers qui ne désirent pas être contactés.

Les différents types de données intéressantes

Il existe trois types de données dans une fiche prospect.

Les informations personnelles ou descriptives

Il est nécessaire d’y classer les informations concernant le client, dont :

· ses nom et prénom ;

· son sexe ;

· son âge ;

· sa profession ;

· sa situation familiale ;

· son adresse postale ;

· son adresse électronique ;

· ses numéros de téléphone.

Dans le cas d’un fichier B to B, les informations à noter sont les suivantes :

· le nom de l’entreprise ;

· l’adresse URL de son site officiel;

· l’adresse postale de son siège ;

· le nom, le prénom, l’âge, le sexe et le poste du salarié à contacter, ainsi que ses fonctions au sein de l’entreprise, son adresse électronique et son numéro de téléphone professionnel ;

· la position et la situation économique de l’entreprise ;

· ses concurrents et ses fournisseurs ;

· ses besoins ;

· ses clients.

Les informations d’action

Cette catégorie désigne l’historique des actions entreprises envers chaque client depuis le premier contact. C’est le cas des dates de prise de contact, lors des mailings ou des entretiens téléphoniques. Il est possible de préciser dans la fiche prospect le nom du vendeur qui a pris contact, un aperçu des sujets abordés durant les échanges et les actions futures à entreprendre.

Les informations de réaction

Ces informations indiquent la réaction ou le comportement d’achat du client.Elles concernent la quantité de produits achetés, les dates d’achat, etc.

Les différences entre fichier prospect et fiche prospect

La fiche prospect regroupe les informations sur un seul prospect. Le fichier prospect est, quant à lui, une liste d’informations classées par critères de plusieurs clients. Cet outil est également indispensable pour l’organisation de l’action de votre prospection commerciale et pour réaliser l’analyse du suivi des clients.

Ce type de fichier peut être loué ou acheté. En utilisant vos données internes, vous pouvez élaborer votre propre fichier prospect. Il faut préciser que les informations sont les mêmes que celles utilisées dans la fiche prospect.

Les méthodes pour créer un fichier prospect efficace

Voici les principales sources d’informations en vue d’élaborer votre fichier prospect.

Utiliser les bases de données externes

Ces données sont composées :

· des annuaires autrefois utilisés par les institutions ;

· des annuaires de groupes, comme ceux des entreprises se trouvant dans la même zone industrielle ;

· des réseaux professionnels, tels que le MEDEF;

· des contacts obtenus lors des différents salons et autres conférences.

Mettre à profit les réseaux sociaux

Les différents réseaux sociaux représentent un fort potentiel dans la recherche de prospects. Analysez les profils de membres, qu’il s’agisse d’une personne ayant déjà pris contact avec votre entreprise ou non. Les informations sont filtrées afin de détecter les prospects qualifiés.

L’étape suivante consiste à recueillir leurs nom et prénom, ainsi que leurs coordonnées. Vous avez la possibilité de compléter ces données en effectuant des recherches supplémentaires. Il est même envisageable de noter l’historique des interactions.

Se servir de son site web

Utilisez votre site internet pour définir les profils pertinents, mais aussi leurs besoins. Voici la stratégie à suivre :

· commencez par identifier les articles qui ont intéressé les internautes, c’est-à-dire ceux sur lesquels ils ont passé le plus de temps ;

· n’hésitez pas à proposer des services gratuits, comme la distribution de guides ou de livrets, mais seulement après que le potentiel client ait effectué une inscription qui nécessite quelques informations en retour, dont le nom et l’adresse électronique ;

· à partir de ce moment, vous pouvez adresser au prospect un extrait d’un manuscrit qui incite à l’achat ;

· n’oubliez pas de lui demander de laisser un commentaire en bas de page ;

· enfin, invitez les autres internautes à s’inscrire ou à faire un téléchargement.

Louer et acheter des fichiers

La location et l’achat de fichier font partie de la tendance actuelle, dans le but de concevoir un fichier ou une fiche prospect en B to B et en B to C.Ces deux formules proposent des avantages spécifiques.

L’affinage de la recherche

La location et l’achat de fichiers servent d’outils de ciblage de la clientèle. En effet, grâce à ces données, il est plus facile de :

· obtenir des adresses postales dans une zone géographique donnée ;

· déceler les signaux d’affaires sur la Toile ;

· définir le type de prospects pertinents et d’avoir ainsi un aperçu du marché ;

· définir l’audience à cibler, par exemple, en ne gardant que les PME et les TPI ;

· se concentrer sur un domaine spécifique, une tranche d’âge précise ou encore la situation familiale du client.

Les autres points forts de cette méthode

Il ne faut pas oublier que ces bases de données sont toujours mises à jour. Par ailleurs, il est possible de croiser plusieurs critères de recherche. En outre, la pertinence des clients est réelle et le ciblage précis évite les pertes de temps, permettant ainsi de concevoir le fichier prospect ou la fiche prospect plus rapidement.

Le prix du fichier dépend avant tout de l’étendue des critères considérés.

Faire appel à d’autres outils et logiciels

Il existe aussi d’autres outils et logiciels permettant d’élaborer et de gérer une fiche prospect.

Les annuaires des CCI

Les chambres de commerce et d’industrie mettent à disposition des annuaires répertoriant les entreprises locales. Il s’agit essentiellement de fichiers B to B à jour. Il ne reste plus qu’à payer et à les télécharger.

La prospection B2B de Corporama

Corporama est une référence en matière d’intelligence commerciale. Ses atouts sont les suivants :

· le ciblage est basé sur 25 critères de recherche, sachant que plus de 11 millions d’entreprises sont répertoriées dans sa base de données ;

· les signaux d’affaires des entreprises sont faciles à détecter et les commerciaux sont avisés afin de procéder à une personnalisation des communications ;

· la liste des prospects chauds ou prêts à acheter est renouvelée quotidiennement ;

· La communication avec le CRM permet les échanges de données relatives aux prospects, mais aussi la réalisation d’une mise à jour en permanence.

À titre d’information, on entend par prospect froid un client qui souhaite acheter, mais ultérieurement. En distinguant chaque fiche en fonction des critères, il est plus facile de mettre en œuvre les actions adéquates.

Le fonctionnement du webtracking B2B Visiblee

Cet outil permet :

· D’identifier les visiteurs de votre site. Vous obtiendrez leurs coordonnées en vous servant des sources externes, dont les fameux fichiers B2B.

· D’observer et d’analyser le comportement de ces visiteurs pour les classer :prospects chauds ou froids.

· D’entreprendre une campagne de prospection, aussi appelée lead nurturing. Il s’agit de convertir les prospects froids en prospects chauds, en se basant sur la diffusion de contenus et de messages adaptés.

· De cibler les comportements des prospects chauds.

Le CRM et la gestion du fichier prospect

Désormais les fiches Excel sont remplacées par des logiciels CRM. Le but est de permettre une meilleure gestion de l’historique des échanges des fiches prospects.

Voici quelques avantages de ces outils :

· les informations sont à jour ;

· le démarchage est parfaitement organisé ;

· un gain de temps optimal ;

· la productivité augmente ;

· le fichier et la fiche prospect peuvent être partagés entre collaborateurs en vue d’apporter d’éventuelles modifications.

Découvrez ci-après quelques exemples d’applications CRM :

· Axonaut est à mi-chemin entre CRM et ERP. Il centralise les données tout en disposant de plusieurs fonctions organisationnelles, telles que la gestion de la trésorerie ou la gestion administrative ;

· Sellsy CRM sert de support client en permettant la prospection et la fidélisation client. Elle permet d’augmenter rapidement la productivité ;

· Grâce au CRM associé à la Sales Intelligence, il est possible de déterminer les faiblesses et les forces de l’entreprise. De même, cette solution permet de détecter les opportunités d’affaires en important des contacts intéressants, puis en les soumettant aux commerciaux.

Les règles à respecter dans la création d’une fiche prospect

Dans cette partie, nous verrons quelques règles de base dans la conception des fiches en B to C et en B to B.

Dans le secteur B to C :

· il est nécessaire d’indiquer au prospect le but de la récolte de ses informations personnelles ;

· le consentement de l’internaute doit être explicite sur les pages web et non associé à des conditions, telles qu’une réduction ;

· le consentement est à conserver afin d’être présenté au CNIL ;

· le prospect a accès à ses données en permanence, sachant qu’il est libre de les modifier à sa guise.

Dans le secteur B to B :

· le consentement du professionnel n’est pas exigé ;

· il est nécessaire d’expliquer les raisons d’utilisation de son adresse;

· le prospect a un accès sécurisé à sa fiche et peut la supprimer s’il le souhaite.

Conclusion

La conception de fiche prospect est indispensable pour réaliser la prospection client de manière efficace. Toujours est-il que cette stratégie suit des règles bien définies qu’il faudra maîtriser si l’on souhaite obtenir de bons résultats.