Pourquoi mettre en place un plan de formation ?

Qu’est-ce qu’un plan de formation ?

Il s’agit d’un document destiné au management des ressources humaines. D’une manière générale, l’outil regroupe les formations réalisées au cours d’une année, qu’elles soient en cours ou à venir. L’objectif de l’entreprise est de développer les connaissances et les compétences des employés. L’amélioration des performances est aussi concernée, sans oublier le bien-être au travail.

Désormais appelé plan de développement des compétences, le plan de formation est supporté par un budget annuel défini par les responsables de l’entreprise. D’où la nécessité de bien déterminer les niveaux de compétences, ainsi que les actions adéquates. Pour ce faire, il est nécessaire de réaliser un bilan de compétences.

Voici les différents types de formation faisant partie du projet opérationnel :

• les formations obligatoires ;
• les formations internes ;
• les formations réalisées par des prestataires.

Selon le Code du travail, suivre une formation est considéré comme un parcours pédagogique qui a pour but d’atteindre des objectifs personnels. Les formations à distance en font partie. Il est nécessaire de s’assurer que le plan de formation passe par la validation d’acquis d’expérience, avec une certification à la clé.

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Les raisons d’entreprendre un plan de formation

Même si concevoir un plan de formation n’est pas obligatoire, il présente de nombreux avantages. En effet, il permet de :

· faire un bilan des ressources humaines, notamment des compétences à renforcer ou des profils à recruter pour faire face à l’évolution du secteur d’activité et garantir ainsi sa compétitivité ;

• planifier précisément les formations nécessaires ;
• fidéliser ses meilleurs éléments et d’attirer de nouveaux profils en les motivant.

Certes, la législation n’est pas contraignante face à la réalisation d’un plan de formation, mais elle impose un accompagnement minimum envers les salariés.

Les obligations légales du manager sont les suivantes :

• assurer l’adaptation du salarié à son poste et le maintien de son employabilité ;
• procéder à une négociation collective au sujet de la formation professionnelle ;
• tous les deux ans, un entretien professionnel doit avoir lieu avec chaque employé portant sur les perspectives d’évolution.

Les règles de mise en place d’un plan de formation

Plusieurs étapes sont à respecter lors de l’élaboration d’un plan de formation afin d’assurer sa réussite.

Qui en est à l’origine ?

Il revient au dirigeant de l’entreprise de proposer les formations à effectuer, mais seulement après avoir consulté les représentants du personnel. L’employeur est libre de choisir les salariés pouvant en bénéficier.

Par ailleurs, lorsque l’activité dépasse les 50 salariés, le comité social et économique doit être consulté pour tout ce qui relève de l’orientation stratégique de l’entreprise. La consultation est annuelle dans le cas d’une formation professionnelle et concernant le plan de développement des compétences.

L’employé a la possibilité de demander à être intégré à une formation dans le cadre d’un plan de développement des compétences. La direction se réserve le droit d’accepter ou non sa demande.

De plus, si le salarié refuse de suivre une formation utile à son poste ou à son évolution, et cela, sans validation des acquis, ni bilan, il peut faire l'objet d'un licenciement.

Enfin, les deux parties peuvent opter pour un entretien professionnel afin de déterminer les besoins en formation.

Des modalités variables

Lorsque la formation est obligatoire, l’employeur s’engage à préserver le salaire et la protection sociale de l’employé durant cette période. Il doit également l’intégrer à sa charge de travail.

Une formation non obligatoire peut, quant à elle, se dérouler au-delà des horaires de travail et nécessite donc l’accord écrit du concerné.

Employeur et salarié se mettent d’accord sur l’issue de la formation, telle que la délivrance d’un certificat ou le changement de qualification et l’augmentation de rémunération.

Les bénéficiaires de la formation

Les salariés en CDD et en CDI peuvent bénéficier des actions de développement des compétences. Elles concernent notamment ceux qui sont en :

• contrat d’apprentissage ;
• contrat de professionnalisation ;
• contrat d’accompagnement au retour à l’emploi dans le cadre d’un parcours emploi compétences.

Comment mettre en place le plan de formation ?

Un plan réussi doit suivre quelques étapes clés. Il s’agit essentiellement de le structurer et de l’organiser.

Analyser ses besoins et définir ses priorités

Le responsable des ressources humaines d’une entreprise a pour mission de surveiller l’évolution des techniques, des technologies et l’organisation du secteur d’activité de l’entreprise.

Par ailleurs, il recueille les conseils des autres responsables des différents services en matière d’équipements, mais aussi de connaissances requises pour assurer le bon fonctionnement de l’enseigne.

Le RRH doit faire un bilan sur les actions déjà entreprises pour ensuite déterminer les nouveaux objectifs et choisir les salariés à former.

Ensuite, les actions de formation à entreprendre sont à prioriser selon leur niveau d’urgence et le budget disponible.

La direction des ressources humaines ne doit pas oublier de notifier annuellement les besoins en formation de l’ensemble de son personnel et les attentes en matière d’évolution. L’entretien professionnel a l’avantage de déceler des profils intéressants parmi les salariés.

Quelles formations entreprendre ?

Le RRH se doit de réaliser les tâches suivantes :

• s’informer sur les différentes formations, ainsi que les professionnels agrées et les supports disponibles ;
• consulter les catalogues afin de connaître les dates, les durées, les coûts et les modalités des formations ;
• planifier et budgétiser de manière prévisionnelle les actions de formation choisies.

Les formations obligatoires doivent s’inscrire dans le plan de formation. Sa validation et sa communication aux salariés ne sont effectuées qu’après avoir consulté les représentants du personnel. Ces derniers veillent à ce qu’aucune discrimination n’ait eu lieu.

La mise en place des actions de formation

Lorsque le plan est validé, voici les procédures à respecter :

• planifier les actions de formation en réalisant un calendrier plan de formation ;
• monter des projets de formation en interne (en fonction des besoins) ;
• inscrire les participants aux sessions concernées ;
• signer les conventions de formation avec les prestataires ;
• faire une demande de financement auprès de l’OPCA de l’entreprise ;
• envoyer les convocations aux salariés ;
• payer les sessions.

Faire un suivi des actions de formation

La formalisation des actions de formation permet de faciliter leur suivi. Voici les différentes informations à inscrire dans le tableau de suivi :

• le statut de la formation : planifié, en cours ou effectué ;
• le type de formation : initiation ou perfectionnement ;
• l’intitulé de la formation ;
• le lieu : présentiel ou distanciel ;
• le nom de l’organisme formateur ;
• la durée de la formation (avec les différentes dates) ;
• son coût, avec les frais annexes (frais de restauration ou d’hébergement) ;
• la prise en charge OPCA ;
• le nom des salariés à former.

Le tableau peut être dressé sous Excel afin de faciliter la lecture et le suivi grâce aux menus déroulants et aux options de filtrage des données.

Cependant, il existe d’autres outils plus complets et spécialisés destinés à la gestion des compétences et à la formation permettant d’optimiser le capital humain de l’entreprise.

C’est par exemple le cas des logiciels intégrant les modules GPCE ou gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences. Ils permettent notamment de :

• définir une cartographie des compétences existantes ;
• gérer les formations ;
• dresser le profil de chaque salarié, en précisant ses compétences et celles requises pour son poste ;
• faire correspondre les résultats des entretiens professionnels aux catalogues de  formation;
• déceler les opportunités de mobilité interne.

Conclusion

Au final, un plan de formation complet représente pour l’entreprise un outil de performance. Vous répondez aux besoins de formation tout en respectant une certaine flexibilité. De plus, l’outil renforce la motivation au sein de l’équipe en proposant une revalorisation des différentes fonctions.