Créer un workflow HubSpot efficace : le guide complet

Tu galères à automatiser ton marketing ou à structurer tes process sales ? Tu passes un temps fou sur des tâches manuelles alors que t’as HubSpot sous la main ? Ce guide va t’aider à créer un workflow qui bosse vraiment à ta place.

Ce qu’il faut retenir

• Un workflow HubSpot, c’est ton bras droit pour automatiser ton marketing et tes ventes

• Il en existe plusieurs types selon tes objectifs et ta base de données

• Chaque workflow doit avoir un déclencheur clair et des actions bien pensées

• Tu peux personnaliser les actions en fonction des données, des segments ou du comportement des contacts

• HubSpot propose un éditeur visuel, des modèles et des intégrations pour te faciliter la vie

• L’optimisation passe par l’analyse, le test, et une vraie collaboration sales/marketing

• Les erreurs les plus fréquentes : trop d’automatisation, pas assez de stratégie

• Bien utilisé, un workflow transforme ta gestion des leads et booste ta performance

Qu’est-ce qu’un workflow HubSpot et à quoi ça sert ?

Un workflow HubSpot, c’est ni plus ni moins qu’un flux de travail automatique. C’est lui qui envoie un mail à un prospect fraîchement inscrit, qui assigne un lead à ton commercial dès qu’il dépasse un score, ou qui crée une tâche dans ton CRM sans que tu lèves le petit doigt.

Bref, c’est un outil d’automatisation ultra puissant. Tu peux l’utiliser pour :

• envoyer une séquence d’e-mails personnalisés après le téléchargement d’un livre blanc,

• notifier un membre de l’équipe commerciale quand une opportunité chaude débarque,

• modifier automatiquement une propriété sur une fiche contact ou entreprise,

• créer une tâche de suivi si aucune action n’a été réalisée dans les 3 jours.

Et ce n’est pas réservé aux étapes du processus marketing de grosses boîtes. Même en TPE, tu peux structurer ton marketing et tes process de vente avec un workflow bien configuré. Le but ? Gagner du temps, éviter les oublis, et transformer des leads froids en clients fidèles.

Quels sont les avantages d’un workflow sur HubSpot ?

Un bon workflow management, c’est comme un collègue fiable qui bosse 24h/24… sans pause café. Voici ce que tu gagnes à l’utiliser intelligemment dans HubSpot :

• Automatiser les tâches reloues : adieu les copier-coller d’e-mails ou les relances manuelles, tout part au bon moment, avec les bonnes infos. Tu élimines les tâches les plus basiques pour te concentrer sur ta vraie valeur ajoutée.

• Réagir plus vite : un lead chaud arrive sur ton site ? Le workflow l’envoie direct vers le bon commercial, sans passer par la case "oubli dans la boîte mail".

• Envoyer des messages ultra ciblés : grâce aux données (valeur de propriété, comportement web, source…), tu crées des scénarios personnalisés.

• Alimenter ta stratégie de lead nurturing : envoie des contenus adaptés automatiquement, selon où se trouve ton contact dans son parcours.

• Gagner un temps fou : plus besoin de créer une tâche, un ticket, ou une fiche à la main à chaque interaction.

• Aligner les équipes marketing et sales : tout le monde bosse avec les mêmes règles, les mêmes critères, et les mêmes infos.

• Mesurer tes actions : chaque workflow est tracké, tu sais exactement ce qui marche… et ce qui ne sert à rien.

• Scalabilité assurée : tu veux grandir ? Tes workflows grandissent avec toi, pas besoin de tout refaire tous les 3 mois.

C’est simple : tu mets des process là où il n’y avait que de l’impro, et ton CRM devient enfin l’allié que tu payes pour.

Quels sont les différents types de workflows disponibles ?

HubSpot offre plusieurs types de workflows pour répondre à tous les scénarios. Et spoiler : non, ce n’est pas réservé aux marketeurs. Les sales, les ops, même le service client peuvent s’en servir. Voici un tour d’horizon rapide et clair.

Les workflows basés sur les contacts

Le plus classique. Tu déclenches une action à partir d’un événement lié à une fiche contact :

• inscription à un formulaire,

• changement de propriété (lead score, lifecycle stage…),

• visite d’une page clé sur ton site.

Parfait pour le lead nurturing ou les relances personnalisées.

Les workflows basés sur les entreprises

Tu bosses en B2B ? Ce type est pour toi. Il te permet d’automatiser des actions dès qu’une fiche entreprise change : taille, secteur, ou création récente par exemple.

Les workflows basés sur les transactions (deals)

Ici, on parle pipeline de vente. Tu veux :

• notifier un manager quand une transaction passe en phase finale ?

• envoyer une relance 3 jours après un devis non signée ?

Ce type de workflow est essentiel pour booster ton taux de closing et optimiser ton processus de vente.

Les workflows liés aux tickets (Service Hub)

Utilisé pour automatiser le suivi des tickets de support ou SAV. Pratique pour :

• envoyer une enquête de satisfaction à la clôture,

• relancer un ticket inactif,

• assigner automatiquement selon la priorité.

Les workflows "based on custom objects" (HubSpot Enterprise)

Si tu bosses avec des objets personnalisés (événements, abonnements, candidatures…), ce type te permet de créer des automatisations ultra spécifiques.

Bonus : les workflows sur HubSpot déclenchés par des intégrations

Tu veux que Slack t’envoie une alerte dès qu’un gros lead s’inscrit ? Ou synchroniser des données avec ton ERP ? Les intégrations HubSpot te permettent d’étendre tes workflows à tout ton écosystème.

Comment créer un workflow sur HubSpot étape par étape ?

Pas besoin d’être un dev ou un magicien du CRM pour créer un workflow HubSpot. Il suffit d’avoir une bonne logique, un objectif clair, et de suivre les étapes. Let’s go.

1. Définir ton objectif

Commence toujours par là. Tu veux :

• qualifier automatiquement les leads entrants ?

• envoyer une séquence d’e-mails post-inscription ?

• notifier un commercial quand un prospect atteint un score précis ?

Pas d’objectif = workflow inutile. Point final.

2. Choisir le bon type de workflow

Selon ce que tu veux automatiser, sélectionne :

• Contact-based (le plus courant)

• Deal-based (si tu bosses côté ventes)

• Ticket-based (pour le support client)

• Entreprise ou objet personnalisé (Hub Pro ou Enterprise)

HubSpot te le propose dès la création.

3. Configurer le déclencheur

C’est ce qui lance le workflow. Quelques exemples :

• un contact remplit un formulaire,

• son lead score dépasse 50,

• il visite une page produit,

• il s’inscrit à un webinaire.

💡 Tu peux combiner plusieurs conditions avec des filtres "ET" / "OU". Super utile pour affiner le ciblage.

4. Ajouter les actions

C’est le cœur de ton automatisation. Tu peux :

• envoyer un mail personnalisé,

• modifier une propriété,

• créer une tâche,

• notifier un membre de l’équipe,

• ajouter à une liste,

• créer une transaction ou un ticket,

• démarrer un autre workflow.

Et tu peux même ajouter des branches conditionnelles (si oui → action A, sinon → action B).

5. Gérer les délais et les conditions

Parfois, il faut temporiser. Ajoute :

• des délais (attendre 2 jours, attendre jusqu’à mardi 10h),

• des "if/then" pour gérer les cas spécifiques,

• des fenêtres d’envoi (exclure les week-ends par exemple).

💡 Tu peux aussi exclure des contacts déjà dans d’autres workflows pour éviter la surcharge.

6. Tester et activer le workflow

Ne saute surtout pas cette étape. Teste sur un contact fictif ou réel pour vérifier que :

• les actions se déclenchent correctement,

• les délais sont bien paramétrés,

• les mails partent avec les bonnes variables.

Une fois validé, tu actives. Et là… magie 🪄

Comment automatiser le marketing avec les workflows HubSpot ?

Tu veux que ton marketing tourne même quand t’es pas là ? C’est exactement le rôle des workflows marketing. Avec un peu d’astuce, tu peux transformer ton marketing automation en une vraie machine à générer des leads et à nourrir tes prospects automatiquement.

Voici comment faire :

Construire des séquences de nurturing

• Un prospect télécharge un guide ?
  ➡ Enchaîne automatiquement 3 à 4 mails sur des sujets complémentaires, à intervalles bien pensés.

• Besoin d’inspiration ? Utilise les templates de workflow HubSpot dans la bibliothèque.

Qualifier les leads sans lever le petit doigt

• Utilise les propriétés (secteur, budget, fonction, etc.) pour attribuer un score automatiquement.

• Envoie ensuite un mail adapté, ou passe le lead à un sales si le score dépasse un certain seuil.
  ➡ Bien géré, ton lead scoring devient ton meilleur allié pour faire le tri.

Alimenter les campagnes marketing

• Tu lances un livre blanc ou une campagne de webinaire ?
  ➡ Crée un workflow qui :

  • envoie une confirmation,

  • relance les inscrits,

  • notifie ton équipe si certains contacts sont déjà chauds.

Relancer les inactifs ou les paniers abandonnés

• Ton contact ne clique plus depuis 30 jours ?
  ➡ Relance-le avec un contenu à forte valeur ou une offre exclusive.
  ➡ Idem pour les leads qui ont rempli un formulaire sans aller plus loin.

Segmenter automatiquement tes listes

• Ajoute des contacts à des listes dynamiques ou statiques selon leur comportement ou leurs réponses.
  ➡ Tu peux ensuite mieux personnaliser tes futures campagnes.

Comment utiliser les données dans les workflows HubSpot ?

La vraie force des workflows HubSpot, c’est la donnée. C’est elle qui te permet d’automatiser intelligemment, de personnaliser chaque action et d’agir au bon moment. Encore faut-il bien l’exploiter.

Utiliser les propriétés de contact

Chaque fiche contact contient des infos précieuses :

• prénom, entreprise, secteur, taille, source, etc.
  Tu peux t’en servir pour :

• segmenter (ex : envoyer un message différent aux SaaS vs aux cabinets de conseil),

• personnaliser tes mails avec des variables dynamiques,

• déclencher un workflow uniquement si une propriété a une certaine valeur.

Exploiter les comportements

Les actions du contact sont aussi des datas :

• a visité une page produit ?

• a cliqué sur un lien dans une campagne ?

• a ouvert un mail mais n’a rien fait ensuite ?

➡ Ces événements peuvent déclencher ou modifier un workflow. Et ça, c’est de l’or pour le lead nurturing et l’activation.

Travailler avec les objets CRM

Tu peux aussi croiser les données avec :

• les deals (montant, stade, date de clôture prévue),

• les tickets,

• les entreprises associées,

• les objets personnalisés (événement, commande, etc.).

Résultat : tu gères ton pipeline, ton service client, ton acquisition, tout ça dans un seul flux.

Croiser avec des données externes

Grâce à des intégrations ou à des outils comme Zapier, Make, ou des API, tu peux faire remonter des infos de :

• ton ERP,

• ton outil de facturation,

• ton back-office web,

• des plateformes tierces comme Typeform, Stripe, Eventbrite, etc.

Exemple : un paiement Stripe déclenche l’envoi automatique d’un mail de bienvenue avec un lien vers une formation.

Nettoyer, enrichir, et maintenir ta base

• Mets à jour une valeur de propriété automatiquement

• Supprime des doublons ou gère des cas spécifiques (ex : désinscriptions)

• Crée des tâches si une fiche est incomplète ou si une donnée manque

👉 Bref, tu transformes la data en actions concrètes. Et là, ton CRM devient enfin utile.

Quels outils HubSpot permettent de gérer les workflows ?

HubSpot ne te balance pas juste un outil brut. Il t’offre un écosystème complet pour piloter tes workflows comme un pro. Voici les fonctionnalités du logiciel qui vont te simplifier la vie.

L’éditeur visuel de workflow

Là où tout commence. C’est un drag & drop hyper intuitif. Tu visualises l’arborescence, tu testes tes conditions, tu ajustes en 2 clics. Même pas besoin d’être technique.

Tu vois exactement comment le flux va s’exécuter.

La bibliothèque de templates

Pas envie de partir de zéro ? HubSpot te propose des modèles prêts à l’emploi, selon ton objectif :

• lead nurturing,

• inscription à un événement,

• relance de panier,

• onboarding client...

Un bon point de départ pour ne rien oublier.

Le suivi des performances

Chaque workflow a son petit tableau de bord. Tu y retrouves :

• le nombre de contacts inscrits,

• les étapes parcourues,

• les mails envoyés/ouverts/clickés,

• les taux de conversion.

Idéal pour savoir ce qui cartonne et ce qui rame.

Le centre de gestion des workflows

Tu gères plusieurs workflows ? Le centre te permet de :

• trier par type,

• filtrer ceux actifs/inactifs,

• vérifier rapidement les erreurs ou les conflits,

• modifier ou dupliquer en 1 clic.

Les notifications et alertes

HubSpot te prévient si un workflow bloque, sature ou a besoin d’une mise à jour.

Fini les workflows qui tournent dans le vide pendant des semaines.

Les intégrations natives ou tierces

Tu peux connecter tes workflows avec :

• Slack (notification dans un canal),

• Google Sheets (ajouter une ligne automatiquement),

• Salesforce, Zapier, Make, ton ERP…

L’automatisation ne s’arrête pas à HubSpot, elle s’étend à toute ta stack.

Comment optimiser ses workflows pour plus d’efficacité ?

Créer un workflow, c’est bien. L’optimiser, c’est ce qui fait la vraie différence entre une automatisation bancale et une machine de guerre. Voici comment t’assurer que ton workflow bosse pour toi, pas contre toi.

Analyse régulièrement les performances

Ne laisse pas un workflow tourner en roue libre. Regarde :

• le taux d’ouverture des mails,

• le taux de clic,

• le taux de conversion à chaque étape,

• le temps passé entre deux actions.

➡ Si un contact stagne trop longtemps ou sort du tunnel trop tôt, c’est qu’il y a un souci.

Clarifie les objectifs de chaque workflow

Chaque workflow doit avoir un but unique. Un seul.
➡ Si tu essaies de tout faire dans le même, tu vas finir avec un plat de spaghettis illisible.

Conseil : nomme tes workflows avec une convention claire (ex : [MKT] Nurturing livre blanc – Juin 2025).

Simplifie les branches conditionnelles

Les “if/then/else” à rallonge ? Mauvaise idée.

Garde les logiques simples, lisibles, et facilement modifiables. Moins il y a de nœuds, plus c’est fluide.

Collabore avec les sales

Tu veux vraiment de l’impact ? Bosse main dans la main avec l’équipe commerciale.

• Quelles infos leur manquent ?

• Quel timing de relance est idéal ?

• Quels contacts ils veulent prioriser ?

Résultat : meilleure coordination, meilleurs résultats.

Evite la sur-automatisation

Un contact qui reçoit 4 mails en 2 jours + 2 notifications internes + une tâche ?

Il va fuir. Et ton équipe aussi.

Teste, dose, équilibre. Et surtout : prends le point de vue de l’utilisateur final.

Mets à jour régulièrement

Ton business évolue, tes workflows aussi. Tu changes d’offre, de cible, de stratégie ?

Passe en revue tes workflows une fois par trimestre minimum.

Quelles sont les erreurs fréquentes à éviter avec les workflows HubSpot ?

Même avec le meilleur outil du monde, un mauvais paramétrage peut tout faire capoter. Voici les bourdes les plus fréquentes (et comment les éviter).

Lancer un workflow sans objectif clair

Tu crées un workflow “parce qu’il faut en avoir un” ? Mauvais plan.
➡ Sans but précis, tu perds du temps… et tu embrouilles tes contacts.

Ne pas tester avant d’activer

Activer direct sans test, c’est comme envoyer un colis sans vérifier l’adresse.
➡ Utilise la fonction “tester avec un contact” pour simuler chaque scénario.

Surcharger les contacts

Trop d’e-mails, trop de notifications, trop de tout = fuite garantie.
➡ Moins, mais mieux. Privilégie la personnalisation et la pertinence à la quantité.

Mal utiliser les délais

Un mail envoyé dans la foulée d’un autre ? Pas le temps de respirer.
➡ Ajoute des délais intelligents : jours ouvrés, horaires de bureau, temps entre deux étapes.

Oublier l’exclusion de certains contacts

Tu veux éviter d’envoyer un mail à ceux qui l’ont déjà reçu ? Alors pense aux listes d’exclusion ou conditions négatives.

Créer des workflows trop longs ou trop complexes

Un workflow de 100 actions, 15 branches et 10 déclencheurs ? Tu vas t’y perdre. Et HubSpot aussi.
➡ Découpe en plusieurs workflows reliés entre eux, c’est plus propre et plus facile à gérer.

Négliger la maintenance

Un champ de formulaire renommé, un mail supprimé, un membre d’équipe parti… et hop, ton workflow casse sans prévenir.
➡ Planifie un audit rapide tous les 2 à 3 mois.

Conclusion : comment tirer le meilleur parti des workflows HubSpot ?

Un workflow bien construit, c’est plus qu’un outil. C’est un levier de croissance pour ton marketing, tes ventes et ta relation client. Il bosse pour toi, réduit ta charge mentale et te fait gagner un temps fou.

Mais attention : sans stratégie claire, sans données bien exploitées, sans optimisation régulière… ça devient vite un monstre incontrôlable.

Alors joue-la malin : démarre simple, reste centré sur ton objectif, collabore avec les équipes, et surtout… teste, ajuste, améliore.

Tu veux aller plus loin sans y passer des semaines ? Parle à un pro du CRM et de HubSpot. C’est parfois tout ce qu’il faut pour scaler sans galérer.