Les 5 étapes à suivre pour créer un tableau de bord prospectif

Qui d'autre veut un guide de mise en œuvre du tableau de bord prospectif facile à suivre ? Voici une formule simple en 5 étapes qui vous aidera à créer et à mettre en œuvre une carte de pointage d'entreprise qui fonctionnera réellement et dont vous pourrez être fier.

Qu'est ce qu'un tableau de bord prospectif ? 

Le tableau de bord prospectif est un système de gestion. C'est une façon de voir votre organisation qui se concentre sur vos objectifs stratégiques globaux.

Celui-ci consiste à mesurer quatre aspects principaux d'une entreprise : l'apprentissage et la croissance, les processus commerciaux, les clients et les finances.

Il a été introduit pour la première fois en 1992 par David Norton et Robert Kaplan, qui ont repris les anciennes mesures de performance métriques et les ont adaptées pour inclure des informations non financières.

Un tableau de bord équilibré peut aider votre organisation à articuler et à mettre en œuvre votre vision et votre stratégie. Utilisez-le pour :

• Faciliter une communication efficace et cohérente 
• Mettre l'accent sur les exigences clés
• Faciliter les révisions sur une base régulière
• Assurer l'alignement organisationnel

A quoi sert un tableau de bord prospectif ? 

Le tableau de bord prospectif permet tout d'abord de clarifier la vision stratégique d'une entreprise, de la faire vivre, et d'identifier les leviers d'actions de la performance. 

Ensuite, il permet de procéder régulièrement à des bilans stratégiques et d'assurer un retour d'expérience sur la stratégie adoptée afin de permettre de l'affiner progressivement. 

Cette planification permet de décliner des objectifs à long terme (objectifs stratégiques) en objectifs à court terme (objectifs opérationnels). Il représente à ce titre un véritable outil de management de la stratégie. 

Comprendre les quatre Piliers d'un tableau prospectif

La carte de pointage équilibrée évalue la santé de votre organisation en tenant compte de quatre perspectives principales.

Chaque perspective se concentre sur une partie différente de l'entreprise afin de donner aux dirigeants une compréhension complète et nuancée des performances de l'entreprise.

1. Financier 

Les mesures typiques d'une carte de pointage peuvent inclure le flux de trésorerie, les résultats des ventes, le revenu d'exploitation ou le rendement des capitaux propres.

2. Client

Avec des mesures de tableau de bord telles que des % des ventes de nouveaux produits, respect des délais de livraison, score net du promoteur ou part du portefeuille.

3. Processus opérationnel interne

Il s'agirait notamment de mesurer des éléments tels que : les coûts unitaires, les durées de cycle, le rendement, les taux d'erreur, etc.

4. Apprentissage et croissance

Exemples de mesures : scores d'engagement des employés, taux de rétention du personnel hautement performant, augmentation des compétences du personnel, etc.

Cinq étapes pour une stratégie performante

Il est tentant d'aller trop loin dans un tableau de bord. N'y pensez pas trop ! Pensez simplement à votre voiture.

C'est une machine compliquée avec des milliers de pièces, mais il n'y a qu'une poignée de jauges sur votre tableau de bord parce qu'il n'y a que quelques éléments clés que vous devez surveiller pour qu'elle fonctionne.

En effet, tout comme vos emails de prospections, il est nécessaire d'établir une stratégie et de connaitre certains outils de prospection pour vos actions commerciales et marketing pour votre tableau de bord.

Pour la mise en place d’une méthode de prospection efficace et performante, cinq étapes fondamentales sont nécessaire : 

1. Définir vos objectifs 

La première étape de l'élaboration de votre tableau de bord prospectif consiste à identifier vos objectifs stratégiques pour chaque perspective commerciale : apprentissage et croissance, processus commerciaux internes, clients et finances.

En règle générale, chaque perspective aura plusieurs objectifs stratégiques (au moins deux ou trois) sur lesquels se concentrer. En voici quelques exemples :

• Formation croisée des employés
•  Leader en matière d'innovation
• Fidéliser les clients
• Améliorer l'efficacité des processus
• Augmenter les recettes des ventes

2. Établir des incréments qui correspondent aux objectifs

En plus d'obtenir les bonnes mesures, assurez-vous d'obtenir le bon délai et la bonne taille des mesures. Par exemple, si votre objectif est une augmentation de 10 % des ventes sur l'année, ventilez l'objectif en un chiffre mensuel.

Pour faciliter le suivi, essayez d'utiliser les mêmes incréments pour toutes vos mesures. Si vous faites un rapport mensuel, utilisez des mesures mensuelles.

3. Identifier la source des données

Identifiez clairement d'où provient le numéro mensuel et qui est chargé de le communiquer. Sans un accès facile aux chiffres, vous vous retrouvez à faire une tonne de travail supplémentaire.

Si vous ne pouvez pas accéder à une source de données ou si aucune source de données n'est disponible, trouvez une nouvelle mesure.

4. Incluez des éléments mesurables liés à vos processus de base

Rappelez-vous que chaque entreprise possède une poignée de processus fondamentaux. Il s'agit des domaines communs à toutes les entreprises :

• Embauche / Ressources humaines
• Marketing
• Ventes
• Opérations (généralement plusieurs)
• Satisfaction/rétention des clients
• Comptabilité
  Dans votre entreprise, ces processus sont la clé de votre façon de faire des affaires, et certains de vos résultats mesurables doivent refléter le fait qu'ils aient travaillé la semaine dernière (ou non). Ils peuvent être quantifiés en chiffres, comme indiqué à l'étape 3.

5. Répétez les étapes 1 à 4 pour créer des tableaux de bord pour chaque département

Les chiffres clés de chaque chef de file sur la carte de pointage de l'équipe de direction seront les principaux éléments mesurables sur la carte de pointage de son ministère.

Il suffit de décomposer ce qui motive les chiffres sur la carte de pointage de l'équipe de direction pour remplir la carte de pointage du ministère.

Tout comme chaque membre de l'équipe de direction a un numéro, chaque employé de chaque département doit avoir des indicateurs personnels qui contribuent à la réalisation des indicateurs du département.

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Ne confondez pas les cartes de pointage et les tableaux de bord. Les tableaux de bord sont souvent des feuilles de calcul qui ressemblent à des chiffres et qui visent à suivre la progression mensuelle de vos indicateurs de performance clés.

Les tableaux de bord, dans ce cas, sont la représentation visuelle de vos cartes de pointage, souvent affichées sous forme de graphiques et de tableaux.

Vous aurez donc besoin des données collectées à partir d'un tableau de bord pour créer un tableau de bord axé sur la stratégie.