Comment créer une signature mail professionnelle ? (UPDATE : OUTILS + TUTO)

Avec notre guide pratique, ultra actionnable, vous allez enfin concevoir rapidement et à moindre frais une signature qui ne laissera pas vos contacts indifférents. 

Parmi les outils en ligne que nous avons testé, l’un d’entre eux a particulièrement attiré notre attention. C’est la start-up française Boost My Mail (et oui on aime bien quand c’est français ☺ ). L’interface est bien désignée, facile à prendre à main.

C’est la plus complète car elle permet à la fois de créer des signatures mails professionnelles, de diffuser des campagnes de communication emails et d’en suivre les performances.

Pour essayer la solution en ligne gratuitement pendant 14 jours, rendez-vous sur ce lien. 

Au programme :

• Introduction : Signature mail, pourquoi est-ce si important ? 
• Le guide pratique : les 4 étapes à suivre pour créer une signature mail parfaite
  • 1. Créer une signature mail : pour le contenu ne vous épanchez pas trop !
  • 2. Concevoir le design de la signature mail : mise en forme et images
  • 3. Privilégiez une signature mail html
  • 4. Aligner les signatures mail de toute votre équipe, en monde campagne

• Checklist signature mail : les 7 points à vérifier avant de la changer
  • 1. Votre signature mail se lit en moins de 5 secondes
  • 2. Votre adresse email ne figure pas dans votre signature
  • 3. Vos informations de contact ne sont pas intégrées dans une image
  • 4. Votre signature s'affiche correctement sur un mobile
  • 5. Toutes les informations de votre signature sont pertinentes et d’actualité
  • 6. Il n'y a aucune faute de grammaire et d'orthographe dans votre signature mail
  • 7. Votre signature mail est entièrement en HTML

• La boîte à outils : les 9 générateurs de signature mail à essayer absolument !
  • Weadvocacy
  • Boostmymail 
  • WiseStamp
  • htmlsig
  • newoldstamp
  • Gimm.io
  • Signature maker
  • Si.gnatu.re
  • Le générateur de signature d’emails d’Hubspot
  • Letsignit

Il y a quelque chose qui m’a toujours chiffonné avec les “courriers électroniques”...

Regardez cette signature. Elle semble complètement inutile, non ?

Ce n’est pas un courrier papier.

Avant même d’ouvrir votre message, vous saviez bien que l’expéditeur était Jeanne Dupont. 

Alors, rassurez-vous, nous n’écrivons pas ce guide pour vous conseiller d’arrêter de signer vos emails.

En revanche, nous allons vous montrer comment mieux exploiter la signature dans vos emails professionnels.

Pourquoi c’est important ?

1. Parce que l’email reste le moyen de communication professionnel le plus utilisé
2. Parce que la signature est la dernière impression que vous laissez à votre lecteur (autant qu’elle soit bonne)
3. Parce que c’est une opportunité de business, souvent inexploitée par vos concurrents
   
   

La signature mail n'est qu'un maillon de l'email marketing, découvrez notre agence experte email marketing B2B pour générer des opportunités commerciales,

“On a mille choses à améliorer avant de passer une heure à soigner notre signature email” - Dixit votre concurrent.

Il est temps de mettre votre signature mail au profit de votre différence :

• Pour affirmer votre crédibilité
• Pour prouver votre expertise
• Pour inciter votre destinataire à passer à l’action : lire un article, télécharger un document, consulter votre site...

La signature email ne sert plus à décliner votre identité.

Alors suivez le guide pour lui donner une nouvelle raison d’être !

La première impression est essentielle.

Avant son entretien, Luc soigne à fond son apparence. Il travaille sa poignée de main. Il apprend à se présenter de façon efficace et intéressante.

Il va même lire l’un des multiples tutoriels “Comment faire une bonne première impression”.

Jour J. Face à son interlocuteur, tout commence bien.

Puis vient la fin de l’entretien.

• “Avez-vous des questions à me poser ?”
• “Avez-vous une dernière chose à ajouter ?”
• “Vous pouvez conclure en une phrase ?”

Et là, c’est le vide. Luc n’était pas prêt.

Et pourtant, la dernière impression est tout aussi importante que la première !

Lorsque l’on communique par email, les règles sont exactement les mêmes !

On dit souvent qu’il faut passer 50% de son temps sur l’objet du mail : c’est la première impression, qui va déterminer l’ouverture ou non du message par votre interlocuteur.

Puis on oublie de soigner la signature du courriel.

Pourtant, c’est très simple de mettre en place une signature email efficace : peu d’efforts, pour de belles retombées.

Il vous suffit de suivre pas à pas les 4 étapes suivantes.

1. Créer une signature mail : pour le contenu ne vous épanchez pas trop !

“Je dois mettre un maximum d’informations dans ma signature mail. Plus elle est complète, mieux c’est !”

Au risque de vous décevoir…

… C’est tout l’inverse !

Plus votre signature mail est courte, plus elle aura de l’impact.

Notre conseil : ne jamais dépasser 3 ou 4 lignes de texte.

De la même façon que le corps de votre message doit être concis pour pouvoir être lu rapidement, votre signature doit aller à l’essentiel.

Concision et clarté sont les maitres mots de la création de signatures mail.

Comment exploiter au mieux ces quatre lignes ?

Le contenu à mettre absolument dans la signature mail :

Pas besoin d’y réfléchir des mois. Vous devez faire figurer le contenu suivant :

• Prénom Nom
• Fonction, Entreprise (avec un lien vers votre site corpo sur le nom de l’entreprise)
• Et, facultatif : Numéro de téléphone et / ou adresse postale

L’astuce : n’indiquez pas votre adresse email dans votre signature. C’est une perte d’espace ! Mais nous y reviendrons plus tard.

Simple, n’est-ce pas ?

Il vous reste à présent une ligne pour personnaliser votre signature.

Voyons comment.

Faire une signature mail : le contenu qui fera la différence

Plusieurs options existent pour ajouter une touche d’originalité à votre signature mail.

Mais souvenez-vous :

La question en fin d’entretien “Que doit-on retenir de votre profil, en trois mots ?” n’appelle pas à une réponse de 30 minutes.

Il en va de même pour votre signature d’email professionnel.

Après avoir écrit le socle de votre signature, il vous reste 1 ou 2 lignes maximum pour transmettre une dernière information.

Alors choisissez bien comment vous allez personnaliser votre signature : il n’est pas envisageable d’adopter l’ensemble des options que nous allons vous présenter !

Les options en question, les voici :

Signature mail : Indiquer vos réseaux sociaux

Souvent, on choisit d’insérer les icônes des réseaux sociaux, avec un lien vers le profil correspondant.

Pas besoin d’ajouter de contenu écrit : a priori, votre interlocuteur reconnaîtra le logo de LinkedIn ou de Twitter, sans que vous n’ayez besoin d’expliciter quoi que ce soit.

La règle less is more s’applique ici également.

N’indiquez que les réseaux sociaux sur lesquels vous êtes actifs et qui vous mettent en valeur.

Par exemple : si vous êtes quotidiennement sur LinkedIn mais ne twittez qu’une fois l’an, laissez tomber le petit oiseau bleu dans votre signature.

En plus, un mécanisme bien connu en psychologie cognitive montre que plus on a d’options, moins on est susceptible de prendre une décision.

En d’autres termes : si votre interlocuteur peut cliquer sur 15 réseaux sociaux différents, il n’en consultera probablement aucun.

Après, si vous êtes expert Social Media et êtes véritablement actif sur une dizaine de canaux, allez-y à fond. Vous trouverez même à la fin de ce guide un outil qui permet d’intégrer jusqu’à 30 réseaux différents !

Exemple de signature mail : Proposer un article de votre blog (ou tout autre lien pertinent)

Affichez fièrement une preuve de votre expertise.

En une ligne, vous pouvez teaser un article de votre blog, votre livre sur Amazon, votre dernière vidéo Youtube…

Insérez un lien directement sur le texte que vous venez d’écrire, et le tour est joué.

Modèle de signature mail : Ajouter un call-to-action

Encouragez votre lecteur à prolonger la conversation à l’issue du mail.

Proposez-lui par exemple de :

• prendre un rendez-vous,
• de télécharger votre dernière offer (comme un case study, une infographie…),
• de consulter votre blog…

Attention : un seul call-to-action par signature !

2. Concevoir le design de la signature mail : mise en forme et images

Vous savez maintenant quel contenu insérer dans votre signature d’email professionnel.

Reste à savoir comment le présenter.

Revenons à l’entretien d’embauche de Luc.

Cette fois, Luc a préparé trois mots pour résumer sa candidature et conclure l’entretien.

Mais quel impact auront ces trois mots si, le moment venu, Luc n’articule pas ?

Ou bien s’il intègre les trois mots essentiels dans de très longues phrases alambiquées ?

Vous le devinez : Luc a beau avoir préparé la conclusion parfaite, sa prestation réelle ne fera pas grand effet.

Il en va de même avec la signature mail : le design de la signature correspond à votre élocution.

Si votre signature est trop confuse, “fouillie”, les informations ne seront pas lisibles.

Vous avez deux outils à votre disposition pour concevoir votre design :

1. La mise en forme des contenus textuels
2. L’ajout d’images et de visuels

Clarifier sa signature email grâce à la mise en forme des contenus textes :

La tendance est au flat design. Notre conseil est de rester simple, avec une mise en forme épurée.

Vous pouvez utiliser un ou deux éléments de la charte graphique de votre entreprise, mais ne multipliez pas les mises en forme :

• Pas plus de deux couleurs dans la signature mail
• Pas plus de deux polices d’écriture
• Pas plus de deux tailles de police différentes

En résumé, c’est exactement la même chose avec la forme qu’avec le fond : n’en faites pas trop.

Vous pouvez oser la couleur, qui marque davantage les esprits que les tons gris et ternes. Evitez simplement de tomber dans le multicolore !

Capter l’attention avec des visuels dans la signature mail :

L’être humain, quand il navigue sur internet, a une capacité d’attention inférieure à celle d’un poisson rouge (véridique).

Donc si votre signature mail n’a aucun hameçon pour accrocher l’attention de votre interlocuteur… celui-ci ne lira pas votre signature.

L’hameçon idéal ?

Une image, bien sûr !

Ajouter une image est une étape indispensable pour créer une signature mail qui aura de l’impact.

La majorité de vos contacts seront plus intéressés par une image que par un texte… et ils s’en souviendront également plus longtemps !

L’option la plus convenue est d’insérer sa photo dans sa signature email.

• Vous humanisez votre message corporatif
• Vos destinataires pourront “mettre une tête” sur leur interlocuteur
• Une photo professionnelle est un facteur de réassurance, un gage de crédibilité
• Notre cerveau retient davantage les images avec des êtres humains que les autres visuels

Quelques mises en garde cependant :

Toutes les messageries électroniques n’affichent pas les images de la même façon.

Certaines ne les affichent même pas du tout.

Envisagez toujours le scénario du pire : sans les images, votre signature serait-elle encore compréhensible ?

Vous l’avez compris :

Il est donc absolument inenvisageable d’opter pour une signature 100% image.

Tout le contenu essentiel doit être indiqué sous forme de texte !

Et en cas de pépin, pour vos images, songez à renseigner la balise alt : c’est ce texte qui apparaîtra à la place du visuel si celui-ci ne peut être affiché.

Le conseil des experts : le format JPG est souvent mieux accepté par les messageries que le format PNG.

3. Privilégiez une signature mail html 

Lorsque vous envoyez une lettre à un correspondant russe, écrivez-vous en français ?

• Si vous savez écrire russe, tout va bien
• Dans le cas contraire, vous utiliserez l’anglais

Chaque outil de messagerie utilise sa technologie et ses préférences pour lire et afficher les emails.

Un seul langage met tous les Outlook, Gmail et cie d’accord :

Il s’agit de l’HTML.

C’est un peu l’anglais des systèmes de messagerie.

Et c’est donc l’unique langage à utiliser pour votre signature mail, car il lui donnera un affichage optimal chez la majorité de vos contacts.

Oubliez tout autre langage pour vos signatures mail (JavaScript, Flash…).

1. Ils ne seront pas lus
2. Vos messages risqueraient d’être identifiés comme étant des spams

Voici comment tirer profit du format HTML :

Signature mail html : Renseignez les balises <alt> de vos images 

Nous l’avons déjà évoqué précédemment. Le texte alternatif apparaîtra si le visuel ne peut être affiché par la messagerie de votre interlocuteur. Plutôt pratique !

Signature html mail : Optimiser l’affichage des caractères spéciaux dans vos textes

Nous avons tous déjà reçu des messages très étranges.

“Des &eacute;critures bizarres, un peu comme &ccedil;a”

Pour faciliter la lecture des caractères spéciaux dans votre signature (les accents, les cédilles…), il convient d’écrire ces caractères avec leur code HTML.

Petit lexique :

• é = &eacute;
• à = &agrave;
• ç = &ccedil;

Créer une signature mail en html : Optimiser l’affichage de votre mise en forme

Indiquez la mise en forme de votre signature directement dans les balises de votre HTML.

• balise <p>
• balise <tr>
• balise <table>
• balise <td>

Si vous n’êtes pas familier avec le langage HTML, pas de panique !

Une multitude d’outils existent pour créer une signature email avec un code HTML propre !

4. Aligner les signatures mail de toute votre équipe, en mode campagne

Vous avez maintenant une belle signature mail, au design épuré et aux informations claires.

Mais votre collègue, lui, a créé sa signature d’une façon tout à fait… originale.

Aligner les signatures de toute l’équipe est la dernière étape de ce guide.

Voici le topo :

• Une belle signature pro vous fait gagner en crédibilité auprès de votre interlocuteur (un client, par exemple)

• Mais si le client correspond avec plusieurs membres de l’équipe, des signatures toutes différentes font perdre l’entreprise en crédibilité

Pour y remédier et créer une identité visuelle d’un email à l’autre, c’est simple :

Créez un modèle de signature mail (en HTML) et transmettez-le à vos collègues.

Ils n’auront qu’à modifier leurs informations personnelles et leur photo.

Si votre équipe est prompt à modifier régulièrement les signatures mail, voici une dernière idée !

Pensez les signatures mail comme un moyen de diffusion à part entière pour vos contenus marketing, et actualisez-les en mode campagne d’inbound marketing.

Par exemple :

• Si les membres de l’équipe Sales s’adressent davantage aux leads en début de funnel inbound, leur signature email pourra mettre en valeur un nouveau guide à forte valeur ajoutée ou une invitation à un webinair - ou tout contenu de votre stratégie inbound ayant pour objectif de qualifier vos leads et de les familiariser davantage avec votre marque.

Vous souhaitez en savoir plus sur l'Inbound marketing ? N'hésitez pas à télécharger notre guide en cliquant ici.

• En parallèle, votre équipe Relations Clients s’adresse à des personnes en fin de funnel, qui sont déjà clientes. Leur signature sera différente ! À la place d’un guide ou d’un webinar, elle pourra proposer un contenu qui a vocation à fidéliser le client ou à provoquer le bouche à oreille : par exemple une vidéo à partager, un lien vers une offre de parrainage, etc.

Vous avez suivi les quatre étapes de la création d’une signature mail efficace.

Avant d’utiliser cette dernière, nous vous proposons une petite checklist pour vérifier que votre signature est prête à l’emploi !

1. Votre signature mail se lit en moins de 5 secondes

Si oui, c’est parfait ! Vous avez respecté les mots d’ordre de la signature mail : concision et simplicité.

Si non, essayez de comprendre où votre signature pêche :

• Y a-t-il trop de contenu ? Plus de 4 lignes ?
• Le design rend-il la lecture du contenu difficile ?

2. Votre adresse email ne figure pas dans votre signature

Si elle y figure...

Supprimez-la !

A priori, si l’on reçoit votre message… alors on connaît votre adresse mail. Pour vous répondre, votre interlocuteur a déjà toutes les clés en main.

Rappelez-vous : vous ne disposez que de 4 lignes pour votre signature mail.

Êtes-vous vraiment prêt à renoncer à une ligne de call-to-action au profit de… votre adresse email ?

xf

On a tous déjà reçu cet email qui mentionne une pièce jointe… mais sans pièce jointe.

Ou cet email qui demande “Appelez-moi !”... mais sans numéro de téléphone.

Rappelez-vous que les images ne s’afficheront pas forcément sur tous les systèmes de messagerie.

Pour éviter d’envoyer un email sans vos coordonnées, ne prenez pas le risque de les intégrer à une image !

4. Votre signature s'affiche correctement sur un mobile

Plus de 50 % de vos interlocuteurs consultent leurs emails sur mobile.

Dans le métro, à la pause déjeuner, au réveil…

En 2018, il n’est plus question d’envoyer des contenus qui ne sont pas responsive.

Pour votre signature mail, il vous faut trouver le savant mélange, (notamment pour vos call-to-action) :

• Des zones cliquables assez grosses pour le doigt
• Mais des éléments suffisamment éloignés les uns des autres pour ne pas cliquer “à côté”

5. Toutes les informations de votre signature sont pertinentes et d’actualité

C’est une recommandation plutôt évidente, mais qu’il convient de vérifier.

Votre entreprise a peut-être déménagé depuis la dernière actualisation de votre signature ? Vous avez peut-être changé de numéro de téléphone ?

6. Il n'y a aucune faute de grammaire et d'orthographe dans votre signature mail

De même cette recommandation semble évidente…

… mais elle est essentielle !

Votre crédibilité perçue chute drastiquement lorsque vous faites des erreurs dans vos emails.

Alors une erreur dans la signature, c’est la garantie de vous planter à chaque fois !

Sauf si…

… Sauf si vous envoyez vos emails depuis un mobile, avec une signature spécifique !

En effet, les fautes sont bien mieux tolérées lorsque l’email est signé “Envoyé depuis mon iPhone”.

Alors si vous communiquez régulièrement par emails dans le métro, pensez à créer une signature spécifique.

Magie : on vous pardonnera les fautes de frappes et les délires de votre autocorrect.

Inspirez-vous des humoristes des signatures mail :

“Jean a envoyé cet email. L’iPhone a envoyé les fautes.”

“Mes excuses pour les ererurs, cet email a été envoyé depuis un mobile.”

7. Votre signature mail est entièrement en HTML

Que de l’HTML. Aucune animation en Flash, pas de JavaScript caché dans le code.

Sinon, pour vos emails, ce sera direction “Pourriel” sans passer par la case “Boite de réception”.

Une petite astuce, si vous souhaitez mettre en avant une vidéo dans votre signature :

Prenez une miniature de la vidéo, avec le logo “Play” dessus, et intégrez l’image à votre signature. Ajoutez-y un lien vers la vidéo, et le tour est joué.

C’est bon, vous avez lu le guide. Vous connaissez la recette.

Vous avez mis les mains à la pâte et créé une signature mail.

… Le résultat n’est pas à la hauteur de vos attentes ?

Décalage des images, problèmes d’alignement du texte… Eh oui, la mise en forme avec HTML, ce n’est pas toujours de la tarte.

Pas de panique.

Vous n’avez qu’à imaginer votre signature d’email rêvée…

… et des générateurs de signatures la créent pour vous !

Vous n’aurez plus qu’à récupérer le code HTML généré, et votre signature mail sera optimisée.

On a testé pour vous de nombreux outils différents. Voici nos 9 préférés :

1. We advocacy

We advocacy est sûrement la solution la plus aboutie que nous avons pu tester.

En effet, leur interface est simple et user friendly.

On vous invite à regarder cette vidéo qui vous présente la solution en moins de 2min. 

Le petit + des signatures mails : le côté dynamique

La solution intègre des signatures dynamiques qui s’adaptent automatiquement en fonction du destinataire de l’email (interlocuteur interne ou externe) et du contexte du message (nouveau message ou fil de discussion).

Le collaborateur peut ainsi avoir une signature interne et une autre signature externe qui vont évoluer automatiquement en fonction du contexte de son email.

Comment créer sa signature mail avec We advocacy

Les signatures peuvent être créées en quelques minutes à partir de l’outil à partir d’un code html qui aura été intégré. Vous n’êtes pas à l’aise pour créer votre signature directement en html ?

Ce n’est pas grave, nous vous recommandons alors d'utiliser les templates mis à disposition qui s’avèrent être très complets et aux visuels sobres et efficaces.

Un autre atout pour les signatures : des campagnes ciblées et efficaces

La solution permet en quelques clics de planifier des campagnes qui vont apparaître sous la forme de bannières dans les signatures des collaborateurs.

Très facilement, le service marketing ou communication de l’entreprise va pouvoir sélectionner parmi les collaborateurs qui relaient la campagne mais également qui voit la campagne (ciblage).

Une autre fonctionnalité originale disponible est la mise en place de boutons de partage sur les réseaux sociaux, placés sous la bannière, visant à encourager les collaborateurs à partager la campagne sur leurs réseaux sociaux.

Un tableau de bord complet pour le suivi des campagnes

Le tableau de bord, qui se démarque par sa visibilité et sa facilité de lecture, permet de suivre les performances de chaque campagne à travers les principaux indicateurs, tels que le nombre de vues, le nombre de clics ou encore le taux de clics.

Comment créer ses campagnes mails avec We advocacy

Pour la création des campagnes, l’outil dispose d’une interface intuitive permettant de créer, administrer (notamment les groupes de diffusion et les boutons de partage sur les réseaux sociaux) et planifier une campagne en quelques minutes.

2. Boostmymail

Boost My Mail est un éditeur en ligne de création et de déploiement de signature mail, compatible avec Outlook et Gmail. Une seule personne dans une entreprise peut créer en quelques clics une signature mail et l’appliquer à l’ensemble de ses collaborateurs.

L’interface permet également de diffuser des bannières mails. Idéal pour faire des signatures mails un levier de fidélisation et d’acquisition client. Voici quelques conseils pour créer une signature mail professionnelle et déployer une campagne marketing.

Créer une signature mail professionnelle

1.4 milliard de mails sont envoyés chaque en France. Avec un taux moyen d’ouverture de 86%, l’email du quotidien n’a rien à envier aux campagnes emailings. La communication par email reste l’une des stratégies de communication les plus efficaces.

Une signature mail renforce l’image de marque d’une entreprise. Le modèle de signature doit être personnalisé aux couleurs de l’entreprise et identique pour chaque collaborateur, au même moment. C’est une manière simple de donner de la visibilité à votre entreprise et d’inviter vos prospects et vos clients à découvrir votre site web et à vous suivre sur les réseaux sociaux.

Donner de la visibilité à vos actions commerciales et à vos actualités.

Diffuser une bannière publicitaire dans la signature mail n’est pas une pratique régulière en communication. Pourtant, on constate aujourd’hui que la bannière email est une alternative efficace aux campagnes emailings classiques.

Sébastien Hardy, responsable de l’agence nantaise Actual Systèmes, grossiste en matériel informatique revient sur l’avantage du déploiement de la solution :

« Alors qu’avant nous diffusions une newsletter par semaine, désormais, nous relayons nos actualités au format bandeau dans les signatures emails de nos commerciaux. En effet, nous nous sommes rendu compte que la majorité des emailings envoyés finissaient dans la corbeille ou en spam. Alors qu’un email envoyé par l’un de nos commerciaux est forcément ouvert.

Nous comptons 13 commerciaux qui envoient entre 50 et 100 mails par jour à des clients ou des prospects. Comme ils ne peuvent aborder tous les sujets du moment, les bannières mails relaient les actualités qui intéressent potentiellement leurs destinataires.

Les thématiques les plus récurrentes sont les promotions en cours, les actualités, et les lancements de produits. Habituellement sur nos offres promotionnelles, nous avons un volume de clics non négligeable, qui se situe entre 150 et 200 clics.

La campagne la plus performante que nous ayons diffusée portait sur le lancement d’un nouveau produit RGPD. La campagne a généré plus de 900 clics ».

Mesurer les performances des campagnes

La mise à jour fréquente et régulière d’une bannière mail est un indicateur positif de la capacité de votre entreprise à être active dans sa relation avec un prospect, un client ou un partenaire.

Nous vous conseillons de préparer un plan éditorial des visuels de vos bannières et d’alterner les thématiques avec :

• Un nouveau produit, ou service.
• Une offre promotionnelle.
• La participation à un événement.
• La promotion d’un article de votre blog sur une expertise métier.
• Le relais d’un article d’un influenceur ou d’un média qui parle de votre entreprise.
• La promotion de vos réseaux sociaux.

Une fois la bannière créée, il vous suffira de la télécharger sur Boost My Mail et de l’assigner aux utilisateurs souhaités.

La solution Boost My Mail met à disposition un outil de tracking pour suivre les statistiques des bannières diffusées. Pour personnaliser vos campagnes et les rendre performantes, il faut les mesurer et ne pas hésiter à user de l’AB testing.

Une solution tout-en-un facile à mettre en place

Boost My Mail s’adresse à des néophytes, et s’installe en 15 minutes… Choisissez un modèle de signature mail professionnelle, intégrez votre logo et choisissez les éléments que vous souhaitez faire apparaître dans la signature (nom, prénom, fonction, numéro de téléphone, site internet, réseaux sociaux, etc).

Une fois que vous avez configuré votre template, vous n’avez plus qu’à intégrer une bannière et assigner vos utilisateurs. Une fois que l’ensemble des éléments ont été intégrés, rendez-vous dans l’onglet statistiques pour visualiser le volume de clics des bannières et le déploiement des signatures mails.

Dans le cas de collaborateurs travaillant pour plusieurs marques au sein de la même entreprise, Boost My Mail permet d’associer plusieurs signatures au même collaborateur.

Pour essayer la solution en ligne gratuitement pendant 14 jours, rendez-vous sur ce lien. 

3. WiseStamp 

Notre chouchou !

Ses avantages :

• Vous pouvez créer puis gérer plusieurs signatures (version Pro uniquement). Grâce à l’extension Firefox ou Chrome, vous choisissez la bonne signature en fonction du mail que vous avez à envoyer. Plutôt pratique !

• WiseStamp est compatible avec tous les services de messagerie web.

• Côté personnalisation, vous pouvez choisir d’afficher un flux RSS avec votre dernier article de blog, votre dernière vidéo Youtube, etc.

Une multitude de modèles personnalisables sont à disposition. Certains sont réservés au plan Pro.

Un exemple de signature mail : 

Son interface :

Autre avantage, l’interface est super intuitive. Vous n’allez pas perdre des heures à créer votre signature.

Pricing :

Vous pouvez commencer à utiliser WiseStamp gratuitement…

… mais vous allez avoir la marque WiseStamp accolée à vos signatures. Pas top.

Ca vaut le coup de passer à l’offre Lite (2,99$/mois) pour supprimer la watermark, voire à l’offre Pro (6$/mois) pour bénéficier de tous les avantages de l’outil.

En bref : on recommande !

4. htmlsig

Très pratique également, la version gratuite de htmlsig est plus sympa que celle de WiseStamp.

Ses avantages :

• On aime sa simplicité et son design épuré (attention, les templates sont un peu moins personnalisables)

• Le générateur de signature est gratuit, sans watermark. La seule contrainte : vous ne pourrez plus éditer la signature après 30 jours (il faut donc recommencer à zéro pour l’actualiser).

• Avec la version pro, vous avez accès à un tableau de bord pour gérer les signatures de toute votre équipe !

Un aperçu dudit tableau de bord

Son interface hyper intuitive :

Pricing :

Le plan gratuit peut suffire si vous n’avez qu’une signature à gérer, et peu de modifications à passer par la suite.

Autrement, vous pouvez opter pour le plan Basic à 5,99$/mois.

Si vous souhaitez piloter les signatures de votre équipe en mode campagne, la feature “Tableau de Bord” vaut vraiment le coup de sortir le portefeuille.

5. newoldstamp

Newoldstamp est un outil plutôt complet, avec un générateur de signature et une plateforme de management pour gérer les signatures de votre équipe.

Ses avantages :

• Avec de très nombreux templates disponibles, votre signature sera définitivement plus originale !

• La plateforme de management des signatures permet de créer un modèle de signature spécifique pour votre équipe Marketing ou Sales, puis de l’implémenter très facilement sur tous les emails.

Ses templates :

Son interface :

On aime le fait de pouvoir prévisualiser la signature sur différents systèmes de messagerie !

Pricing :

On regrette juste l’absence de générateur gratuit et libre d’accès.

Pour tester avant d’acheter, vous pouvez demander une démo live à l’équipe ou implémenter leur “signature test”, libre d’accès.

6. Gimm.io (anciennement zippysig)

Ne vous laissez pas impressionner par l’étrange mascotte de Gimmio. L’outil permet de créer des signatures mail très professionnelles.

Ses avantages :

• Les signatures sont ultra personnalisables : police, couleur… vous pouvez tout décider.

• Pas de plan gratuit, mais le générateur est libre d’accès : on peut tester avant d’acheter.

Ses templates :

Voici ce à quoi votre signature pourrait ressembler sur Gimmio :

Pricing :

Gimmio est particulièrement adapté aux entreprises de 10 à 100 employés.

7. Signature maker

C’est l’outil le plus simple de notre liste.

Mais l’une de ses features est unique : la signature “faite main” !

Ses avantages :

• C’est le seul outil qui vous permet de créer une signature “écrite à la main”.

• Le générateur Signature Maker est complètement gratuit.

• C’est la simplicité même. Un seul modèle de signature, pour une création en quelques secondes

Son template :

Signature Maker ne met à disposition qu’un seul template… Très joli certes, mais vos signatures seront peu personnalisables.

Son interface :

Pricing :

C’est 100% gratuit ! Signature Maker ne vous permet en revanche pas d’éditer votre signature par la suite : aucune signature n’est conservée sur le site.

8. Si.gnatu.re

Si.gnatu.re fait partie des outils avec un premier plan gratuits de notre sélection.

Ses avantages :

• Son prix et son paiement en une fois (pas d’abonnement)

• Les signatures sont très personnalisables. Vous avez notamment de très, très nombreuses intégrations de réseaux sociaux : trente, plus exactement.

Rappel : De Twitter à votre profil TripAdvisor… N’ayez pas la folie des grandeurs : n’ajoutez pas les 30 réseaux à votre signature.

Son interface :

Pricing :

C’est le seul outil qui vous permet “d’acheter une signature” : pas de paiement mensuel, vous payez pour une signature et vous pouvez l’éditer pour toujours.

Et puis, 5$, c’est donné.

Le plan gratuit fonctionne comme celui de Htmlsig : vous pouvez créer gratuitement votre signature, mais ne pourrez plus l’actualiser passés 30 jours.

9. Le générateur de signature d’emails d’Hubspot

Le dernier outil de notre sélection ! Le générateur d'Hubspot.

Simple et gratuit, on adore le fait de pouvoir ajouter des call-to-action à nos signatures !

Ses avantages :

• Gratuit
• Compatible avec Gmail, Outlook, Apple Mail, Yahoo Mail
• Vous pouvez ajouter un call-to-action : télécharger un livre blanc, s’inscrire à une newsletter ou à un webinaire, etc. Très utile pour personnaliser votre signature mail !

Le générateur d'Hubspot permet de créer des signatures email responsive et html. La prise en main de l'outil est facile. 

Ses templates :

Pricing :

Le générateur de signature mail d’Hubspot est complètement gratuit.

Vous avez un autre outil que vous utilisez souvent ? Dites-le nous en commentaires.

10. Letsignit

La solution leader en France pour créer et gérer les signatures mail des collaborateurs.

Letsignit permet de créer, gérer et déployer facilement les signatures mail de centaines, voire de milliers de collaborateurs, avec la possibilité d’y intégrer des bannières marketing.

Partenaire privilégié de Microsoft depuis près de 10 ans, l’outil est opérationnel sur les services suivants : Office 365 (Microsoft 365), Outlook & Exchange. Et les outils d’automation tels que Salesloft, Pardot, Outreach, Hubspot, Lemlist, etc.

Un outil simple, mais super-puissant

La solution SaaS est simple d’utilisation : il vous suffit de télécharger votre logo, l’outil détecte automatiquement la couleur principale de votre marque pour créer des modèles de signatures mail adaptés à votre charte graphique. Grâce à un designer Drag & Drop simple et précis, vous n’avez pas besoin d’avoir des compétences HTML pour personnaliser votre signature.

Pensée pour les moyennes et grandes entreprises, la solution propose une multitude de fonctionnalités appréciées par les métiers :

• Synchronisation des données utilisateurs et groupes pour une mise à jour des signatures en temps réel
• Création d’espaces cloisonnés pour une gestion multi-filiale
• Gestion granulaire des rôles administrateurs en fonction des besoins de vos équipes
• Déploiement des signatures instantanée sur tous les appareils de vos collaborateurs (tablette et mobile compris)
• Gestion de la multi-signature
• Intégration de widget réseaux sociaux, last tweet, switch to teams, etc.

Un nouveau canal de communication

Pour booster vos campagnes marketing et multiplier vos opportunités business, vous avez aussi la possibilité de programmer des bannières de communication dans les signatures mail.

Vous pouvez choisir de les attribuer à l’ensemble de vos collaborateurs ou seulement à une équipe en particulier. Vous pouvez également ajouter les agendas de vos collaborateurs pour simplifier la prise de contact.

L’outil vous fournit aussi des statistiques pour mesurer le ROI de vos signatures mails. Vous identifiez les campagnes et les signatures qui sont les plus performantes. Cela vous permet d’ajuster vos actions et d’optimiser vos campagnes à venir.

Letsignit est aussi la seule solution du marché à vous proposer de cibler des campagnes spécifiques en interne ! Et donc de transformer tous vos emails en canal de communication externe, mais aussi interne.

Deux offres selon vos besoins :

• L’offre STARTER à 0,80€ par utilisateur/par mois vous permet d’uniformiser et de gérer les signatures de vos employés
• L’offre BUSINESS à 1€ vous permettra en plus de programmer vos bannières de communication, d’appliquer plusieurs signatures mail à un collaborateur, ou encore de paramétrer des signatures allégées pour les reply/forward

Il existe une offre gratuite de 14 jours qui vous permet de tester la puissance de la solution !

Vous pouvez également demander une démo gratuite pour découvrir l’interface de l’outil et ses fonctionnalités.