Comment construire un fichier client ?

Le fichier clients est bien plus qu’un simple outil commercial. Il s’apparente à un indicateur de la santé de votre entreprise et de votre activité. Il ne suffit pas de rassembler au hasard des noms et des adresses pour constituer une base de données clients exploitable. La collecte demande de l’organisation.

Bon nombre d’entreprises sous-estiment son importance. Voici donc des arguments qui vous convaincront de son efficacité. Trouvez également des conseils pour faciliter la création de fichiers clients utiles à votre business et votre marketing.

Quelle est l’importance d’un fichier clients pour votre business ?

Les chefs d’entreprise ne savent que trop bien le volume des tâches à gérer simultanément. Pour gagner en efficacité, les fichiers clients constituent la solution la plus rentable à long terme.

Actualiser les données clients

Une base de données clients s’apparente à un recueil d’informations de chaque acheteur des produits de l’entreprise. Les fichiers occupent une place capitale, car ils regroupent l’ensemble des informations nécessaires à l’opération commerciale.

Cependant, leur pertinence repose sur la nature et les besoins de l’entreprise. Le fichier clients englobe les données de contact, en l’occurrence : le courrier, le numéro de téléphone… Il mentionne également les détails des transactions.

Le type d’information à demander dépend de l’activité de l’entreprise et de la stratégie marketing. À titre d’exemple, une société immobilière ne récolte que quelques informations basiques de son client, car celui-ci n’achètera qu’une maison.

À l’inverse, un coiffeur demande des données plus pertinentes sur les préférences, les besoins et la fréquence des soins. Dans tous les cas, le fichier clients s’avère utile pour obtenir des renseignements concrets.

Comment garder un fichier clients à jour ?

Pour des questions de performance, ces données nécessitent une mise à jour aussi régulière que possible. Trois actions permettent l’actualisation : le remplissage de champs, le questionnement et l’enrichissement des données. Un champ correspond à une information utile.

Chaque client possède plusieurs cases incluant :

• Leur nom ;
• Leur prénom ;
• Leur âge ;
• Leur sexe ;
• Leurs coordonnées ;
• Leur profil ;
• Leurs habitudes de consommation.

Les champs n’ont de valeur que s’ils sont remplis de manière correcte. La seconde méthode consiste à noter les éventuelles modifications. Il existe des données ayant peu de chance d’être modifiées (le nom, le sexe, le prénom…).

Tout comme on peut rencontrer des renseignements en constant changement (âge, adresse, numéro de téléphone, préférence, habitude…). Pour finir, il faut enrichir la base de données avec de nouveaux champs.

Quelle est l’importance d’un fichier clients d’un point de vue marketing ?

Le fichier clients est un document de haute importance qui renseigne sur le profil des abonnés. Il favorise les opérations d'inbound marketing et garantit leur succès.

Les avantages marketing d’un fichier clients

Sur le plan marketing, créer une base de données client augmente les ventes au moyen des téléprospections, du marketing téléphonique ou du courrier électronique.

Le fichier vous permet de regagner la confiance d’anciens habitués et s’apparente donc à une autre forme de remarketing. Les opérations commerciales se personnalisent en fonction des profils. Aussi, la liste des informations offre :

• Un gain de temps considérable ;
• Une analyse rapide des abonnés ;
• Une meilleure stratégie de communication ;
• Des opérations commerciales efficaces.

Quelles données collectées dans le fichier clients ?

Trois grandes sources définissent le type de données à collecter : votre entreprise, votre site internet et vos réseaux sociaux.

Votre société collecte les renseignements spécifiques de vos acheteurs. Outre les informations basiques, la période d’achat, les préférences sur les produits, la carte de crédit sont autant de données exploitables.

Puis, votre site web joue un rôle double. Il est une couverture virtuelle et une source d’information pertinente. Vous pouvez tirer profit des outils en ligne gratuits, à l’instar de Google Analytics, pour réaliser un audit (les produits en vogue, le temps de visite, les pages à succès…).

Pour finir, les réseaux sociaux demeurent le meilleur emplacement pour étudier votre audience et la position de votre marque.

Après l’identification des différentes sources d’informations, complétez les champs en intégrant :

• La typologie du client ;
• L’identité du client ;
• L’adresse et les coordonnées de contact ;
• La date de naissance ;
• La date de première prise de contact ;
• L’ancienneté ;
• L’historique d’achat et de contact ;
• Les actions prévues ;
• Le panier moyen ;
• L’origine du contact.

Comment utiliser à bon escient un fichier clients ?

Il est impératif de compléter les cases dans la mesure du possible. L’activité de votre entreprise conditionne l’usage final des renseignements recueillis.

Analyser les achats

Une base de données client s’apparente à une ressource encore inexploitée de stratégies marketing et commerciale. Les renseignements vous aident à analyser le comportement des consommateurs et donc leurs habitudes de consommation.

L’étude se base sur les actions passées et les répétitions.

Il est ainsi possible de prédire les achats futurs. Vous pouvez mieux :

• axer vos opérations commerciales,
• améliorer votre site internet,
• optimiser l’interface utilisateur
• et recommander des produits connexes.

Les boutiques en lignes peuvent inspecter le mode d’usage des cartes de crédit afin de détecter les tentatives de fraudes.

Exploiter la base de données marketing

Les données sont utilisées pour segmenter le marché. Dans cette optique, les informations facilitent la catégorisation des profils afin de dégager une étude du marché.

La stratégie vise une amélioration de l’expérience client suite à un meilleur ciblage. Vous pouvez établir une méthode de prospection, de vente par une campagne d’e-mailing. Cette méthode a l’avantage d’être personnalisée et plus efficace par rapport à la vente directe.

Comment créer un fichier clients ?

Le fichier compile et analyse toutes les données clients susceptibles de rentabiliser la stratégie marketing. Encore faut-il savoir monter, centraliser et stocker les informations. Voici les étapes à entreprendre pour y parvenir.

Investir dans un logiciel de bases de données

La première étape consiste en un investissement. Il ne s’agit pas d’un placement à haut risque, mais d’un simple achat de logiciel de création, de conservation et de gestion de bases de données. Privilégiez un programme informatique compatible avec les logiciels de traitement de texte habituels de votre entreprise.

La compatibilité est capitale pour faciliter les importations et exportations. En cas de besoin, sollicitez l’intervention d’un expert pour vous assister dans les démarches d’installation et de mise en marche.

Identifier les types informations

Sélectionnez ensuite les types d’informations à introduire et à conserver dans la base. Les informations de base sont indispensables (adresse postale, ville, nome de la société ou du client, adresse physique, contact, fax, etc.).

Viennent ensuite les renseignements complémentaires, comme : les prix, les actions en suspens… La manipulation du logiciel de traitement facilite la gestion des flux et la mise à jour régulière.

Déterminer les différents usages

La prochaine étape invite à la définition des différents usages possibles de la base de données. L’archive constitue une ressource centralisée exploitable pour l’établissement de rapports.

Elle peut également générer une liste d’adresses électroniques et de fax pour la diffusion de message à caractère promotionnel. La détermination des usages futurs facilite la nomination de tous les champs à compléter.

Créer un modèle pour les champs de données

À l’apparence simple, compléter les champs de données s’apparente à un véritable travail qui demande beaucoup de temps. Il est possible de mettre en place un modèle qui respecte une séquence logique pour saisir les informations.

Il s’agit de créer un système automatisé de remplissage des champs. L’idée paraît complexe, mais elle est facile à réaliser et vous fait gagner un temps précieux.

Paramétrer les autorisations d’accès

Chaque champ doit être protégé d’une autorisation d’accès. Cet aspect accélère la récupération des données au bon moment et au bon endroit. Par ailleurs, il faut souligner que la collecte d’informations via les pages de formulaire est encadrée par la loi.

En effet, le recueil de données personnelles des ressortissants de l’Union Européenne est sous le contrôle du RGPD. Les collecteurs doivent obtenir le consentement des individus concernés.

Pour contourner cet obstacle, certaines entreprises rassemblent les éléments utiles à partir des jeux-concours, des conférences, des questionnaires…

Étudier les formats de rapport

La prochaine étape est de choisir le format de rapport. Tous les collecteurs ont la liberté de choisir leur format et d’établir des rapports personnalisés. Pourtant, la standardisation est de mise, afin de faciliter la lecture et la compréhension de chaque information.

L’entreprise doit convenir d’un consensus global en interne pour identifier le format d’usage habituel.

Définir les identifiants

Les autorisations d’accès doivent être doublées d’identifiants fiables pour rehausser le niveau de sécurité des données. À l’heure où le piratage informatique est à son summum, les gestionnaires doivent protéger autant que possible leurs données digitales.

Les attaques et les vols font, cependant, partie intégrante du quotidien des entreprises. Vos activités de vente et votre stratégie marketing ne devront pas craindre une cyberattaque. Autrement dit, votre équipe doit se préparer à toutes les éventualités.

Tester la base de données

L’ultime étape de cette longue procédure est le test de la base de données. Cet aspect est essentiel pour garantir la fonctionnalité de l’outil informatique. Si possible, entamez une période d’essai sur une version bêta avec un groupe de collaborateurs.

Exploitez ensuite les résultats de l’examen pour corriger les faiblesses et améliorer l’efficacité de l’outil. C’est uniquement après cette démarche que vous pourrez lancer la version définitive à l’entreprise.

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Le fichier clients est une base de données renfermant les informations pertinentes des consommateurs, des prospects et des abonnés. Le recueil est d’une importance capitale, car il détermine les stratégies de ventes et les opérations marketing à réaliser.

Son usage correct permet un excellent ciblage de chaque client, encore faut-il que les informations soient régulièrement à jour. Le fichier clients compte parmi les nombreuses stratégies de marketings digitaux, à l’instar des bannières, des contenus vidéo, des images…

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