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Comment la signature électronique vous fait gagner du temps et de manière sécurisée ?

Selon une étude réalisée par Archimag, 39 % des organisations enquêtées adoptaient déjà une solution de création de signature électronique en 2020. En raison du contexte de la crise sanitaire et du développement du numérique, cette technologie connaît aujourd’hui un essor phénoménal. Elle vous offre de nombreux avantages, pour ne citer que le gain de temps et un niveau de sécurité optimal.
Marc Sauvage
Marc Sauvage
Consultant Inbound marketing, spécialisé en SEO
01/08/17 09:16

Définition d'une signature électronique

Définition de la signature électronique

Voyons en premier lieu la définition de la signature électronique et le certificat qui y est associé, ainsi que son cadre juridique.

LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE

Par définition, la signature électronique correspond à des données (une suite de caractères), liées au signataire de façon univoque et à un document précis. Elle est conçue à l’aide d’une clé privée. Cette technique se sert de la cryptologie assurant une sécurité d’utilisation optimale. En effet, la signature numérique peut prendre une apparence invisible sur un fichier.

Bien que les outils de création de signature électronique soient variés, l’objectif reste le même. C’est de formaliser votre consentement au document à approuver. Ce type de signature dématérialisée permet de signifier votre engagement vis-à-vis du document signé, tel qu’un compromis de vente par exemple.

SES CERTIFICATIONS

Elle confirme l’identité du signataire (personne physique ou morale). Précisons que les moyens pour créer la signature doivent être mis sous le contrôle exclusif du signataire. Il peut s’agir d’un logiciel de signature électronique proposé par un prestataire de service en ligne. Certains logiciels professionnels sont en mesure de vous garantir la certification de vos signatures électroniques.

Sachez également qu’un logiciel de signature numérique peut être certifié. eIDAS (Règlement Européen sur l’Identification électronique et les services de confiance) est désormais la seule certification faisant légalement foi dans l’Union européenne.

Les signatures numériques sont aujourd’hui adoptées dans divers domaines, notamment l’immobilier, l’éducation, l’assurance et les ressources humaines des entreprises.

POURQUOI LA SIGNATURE ÉLECTRONIQUE VOUS ASSURE-T-ELLE UN GAIN DE TEMPS ?

L’utilisation des signatures électroniques vous permet de gagner un temps précieux dans vos démarches administratives. Vous pouvez signer en quelques clics vos contrats commerciaux, devis, factures, promesses d’embauche, etc.

GAIN DE TEMPS CONSIDÉRABLE

L’utilisation de la signature numérique avec certificat réduit les délais de manière considérable. Toutes les parties prenantes ont la possibilité de consulter et de signer électroniquement les documents à approuver sans se déplacer. En effet, la signature s’effectue en quelques clics seulement depuis leur domicile.

De plus, cette solution vous évite les divers déplacements. En effet, vous n’aurez pas besoin de poster le document que vous avez signé manuellement. Vous n’avez pas non plus à attendre que l’autre partie le reçoive, et le signe à son tour avant de vous le renvoyer. Grâce à la signature électronique, vous n’êtes plus contraint de patienter plusieurs jours pour signer vos documents (compromis de vente, contrat commercial, etc.).

Par ailleurs, en entreprise, la signature numérique facilite et fluidifie les échanges entre les diverses parties prenantes en interne et en externe (personnel, clients, fournisseurs, partenaires...). Les documents en format électronique sont faciles à partager et à conserver.

EXEMPLE DANS LE SECTEUR IMMOBILIER

Dans le secteur de l’immobilier, il est important de savoir gérer son temps. Pour finaliser une transaction, un délai allant jusqu’à trois mois est généralement à prévoir, de la signature de l’avant-contrat jusqu’à la conclusion de la vente.

Ainsi, il est astucieux de signer le plus tôt possible le compromis de vente pour accélérer le processus. Cependant, il est souvent difficile de fixer une date de signature de ce document correspondant aux plannings du vendeur, de l’acheteur et de l’agent immobilier. Ainsi, cette date doit souvent être reportée maintes fois.

La solution idéale qui s’offre à vous est, du point de vue juridique, la signature électronique, reconnue légalement et hautement sécurisée. Les parties prenantes peuvent signer en quelques minutes le compromis de vente via Internet, dès qu’elles approuvent les conditions de la vente.

COMMENT AMÉLIORE-T-ELLE L'EXPÉRIENCE CLIENT ?

La signature numérique peut optimiser l’expérience client, en vue de développer votre activité. En effet, le logiciel de signature électronique peut être intégré dans les ERP et le CRM de votre entreprise. Cela permet à vos collaborateurs d’avoir un aperçu global sur les workflows d’une part, et d’assurer un meilleur suivi des échanges avec la clientèle d’autre part. De plus, la signature numérique peut être mise à la disposition de vos clients, afin qu’ils puissent profiter d’une expérience innovante et fluide.

Un autre avantage de la signature numérique est sa facilité d’utilisation et de mise en place. Quelles que soient leur organisation et leur taille, toutes sortes d’entreprises peuvent trouver la solution adaptée à leurs besoins. Vous pouvez choisir un dispositif de création de signature proposant un essai gratuit ou un accompagnement permettant de le maîtriser rapidement.

EN QUOI LA SIGNATURE NUMÉRIQUE EST-ELLE SÉCURISÉE ?

La sécurité est vraiment importante, lorsqu’il s’agit de signature électronique. Celle-ci sera garantie si la solution respecte le règlement européen eIDAS. Ce dernier impose d’ailleurs un cadre général pour l’identification numérique et les services de confiance. Cette réglementation permet ainsi d’assurer la validité de la signature électronique à travers les différents pays membres de l’Union européenne.

Signer un fichier PDF avec la signature électronique garantit également la traçabilité des documents signés. En effet, la signature est accompagnée d’un certificat numérique offrant la possibilité de suivre les modifications apportées aux documents signés. Les certificats de signature électronique permettent aussi d’identifier les personnes ayant procédé aux modifications.

CONCLUSION

La signature électronique est une solution innovante, facile à utiliser et rapide pour signer vos documents en toute sécurité. Elle assure un gain de temps non négligeable, car tout peut s’effectuer en ligne si vous recourez à un logiciel cryptographique spécifique. Associée à vos ERP et à votre CRM, elle peut également améliorer l’expérience client pour booster l’activité de votre entreprise. Elle est hautement sécurisée en respectant le règlement eIDAS.

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