Tu perds un temps fou à relancer tes prospects manuellement ? T'as l'impression de toujours répéter les mêmes tâches sans réel impact ? C’est peut-être qu’il est temps de mettre en place un workflow marketing qui bosse pour toi, même quand t'es en pause café.
Un workflow marketing, c’est un enchaînement automatisé d’actions selon des critères précis (ex : téléchargement d’un livre blanc, visite de page, etc.).
Il permet de gagner du temps, réduire les tâches répétitives et booster la conversion des leads en clients.
Un bon workflow améliore l’expérience client tout au long du parcours d’achat.
Il peut être utilisé pour des séquences de nurturing, des emails de bienvenue, des relances intelligentes, et bien plus.
Des outils comme HubSpot facilitent la création de workflows efficaces et personnalisés.
Il existe différents types de workflows : automatisation marketing, scoring, onboarding, réactivation…
L’objectif : automatiser sans déshumaniser pour maximiser la pertinence de chaque interaction.
C’est un levier stratégique clé pour toutes les entreprises qui veulent scaler proprement.
Un workflow marketing, c’est un enchaînement automatisé de tâches déclenchées par le comportement d’un contact ou une condition spécifique. Dit autrement : une sorte de “scénario intelligent” qui envoie le bon contenu, à la bonne personne, au bon moment… sans que tu lèves le petit doigt, dès que l'élément déclencheur se produit.
Exemple classique : quelqu’un télécharge ton livre blanc → hop, un workflow de nurturing s’enclenche → il reçoit une série d’emails ultra ciblés pour le faire avancer dans son cycle de vie. Magique ? Non, juste stratégique et bien paramétré.
En bon français, on parle de "flux de travail", mais soyons honnête, personne n'utilise ce terme.
La campagne email, c’est un tir groupé, souvent en one-shot. Tu envoies un message à toute une liste à un instant T.
Le workflow, lui, fonctionne en mode automatique et individualisé à partir d'un processus défini :
il s’adapte au parcours de chaque prospect
il évolue en fonction de son engagement, de ses clics, ou de son absence de réaction
il est vivant : un vrai mini système automatisé au service de ta stratégie de marketing relationnel
Bref, là où une campagne peut saturer, le workflow accompagne, convertit et fidélise.
Parce qu’en B2B :
Le cycle de décision est long
Les contacts sont multiples (et pas toujours bien qualifiés)
Le lead nurturing est indispensable pour ne pas perdre l’attention du prospect
Un bon workflow permet de :
segmenter automatiquement selon l’intérêt ou la maturité
envoyer des messages personnalisés qui parlent vraiment au contact
relancer sans harceler (et sans y penser)
C’est la base d’un système scalable d'automatisation du marketing, capable de générer des opportunités commerciales à grande échelle sans exploser ton planning ou celui de ton équipe.
Imagine ne plus avoir à :
créer manuellement chaque email de relance
vérifier où en est chaque lead dans son parcours
rappeler à ton équipe de faire telle ou telle action
Avec un workflow bien pensé, tout ça roule automatiquement :
les tâches chronophages sont déléguées à la machine
les leads reçoivent des messages au bon moment, sans oublis
les commerciaux sont alertés pile au bon stade
Résultat : tu bosses plus intelligemment, pas plus durement.
Un workflow bien construit, c’est un vrai moteur de croissance :
meilleur taux de conversion des leads
suivi plus fluide entre marketing et sales
réduction du délai de prise de contact
meilleure attribution des opportunités
Et surtout : une expérience utilisateur cohérente et fluide qui booste ton image de marque et ta valeur perçue.
Un lead non relancé, c’est une opportunité perdue.
Un workflow bien pensé peut :
qualifier les leads automatiquement (scoring, segmentation…)
éduquer le prospect avec du contenu adapté à son niveau de maturité
relancer de manière subtile, avec les bons arguments au bon moment
Conclusion : un prospect mieux accompagné, c’est un prospect qui achète plus vite (et plus cher, souvent).
La réponse est : oui, mille fois oui.
Grâce à la segmentation avancée, tu peux :
adapter les messages à la fonction, au secteur ou au comportement du contact
créer des scénarios sur-mesure pour la gestion des leads (lead froid vs lead chaud, nouveau vs client fidèle…)
envoyer des contenus ultra pertinents, comme une démo produit pile quand le contact revient sur la page tarifs
La personnalisation, c’est pas juste mettre le prénom dans l’objet du mail. C’est créer un parcours intelligent où chaque interaction a du sens. Et ça, le workflow sait le faire mieux que n’importe quel humain débordé.
Un workflow marketing, c’est un peu comme une recette de cuisine automatisée. Il faut les bons ingrédients dans le bon ordre.
Voici les éléments clés :
Déclencheur : l’action qui lance le workflow (ex : remplissage d’un formulaire, ouverture d’un mail, visite d’une page)
Actions : ce que le système fait (ex : envoyer un email, attribuer un lead à un commercial, ajouter à une liste)
Conditions/logiques : les "si… alors…" qui permettent d’adapter le chemin (ex : si le mail est ouvert, alors envoyer tel contenu ; sinon, relancer avec un autre message)
C’est cette combinaison qui permet de créer une expérience fluide et intelligente, parfaitement adaptée à chaque contact.
Prenons un cas concret, typique en B2B SaaS : un workflow de téléchargement de livre blanc.
Déclencheur : le contact télécharge un guide
Action : envoi immédiat d’un email de remerciement avec le lien de téléchargement
Action (J+1) : envoi d’un deuxième email avec un contenu complémentaire (ex : case study)
Condition : s’il clique → ajout à une liste de leads qualifiés
Action (J+3) : relance avec proposition de démo ou d’échange avec un commercial
Fin du workflow ou redirection vers un autre scénario de nurturing
➡ Résultat : un prospect engagé, bien accompagné, et prêt à parler business.
Spoiler : ce n’est pas aussi long que tu le penses.
Avec des outils comme HubSpot, tu peux créer un workflow simple pour tes campagnes marketing en quelques heures. Pour un scénario plus complexe avec segmentation, logique conditionnelle et personnalisation, compte quelques jours pour bien le paramétrer et le tester.
Mais une fois en place, le système tourne automatiquement, en continu. Et chaque minute passée à le créer est un investissement long terme pour ta génération de leads, ta productivité, et ta croissance.
Parce qu’il fait (presque) tout, et qu’il le fait bien.
Avec HubSpot, tu peux :
créer des workflows complexes en glisser-déposer, sans coder
connecter marketing, sales et service client dans une seule plateforme
utiliser des données comportementales, CRM et transactionnelles pour hyper-personnaliser les scénarios
mesurer le ROI de chaque action, en temps réel
C’est simple : HubSpot est un outil de marketing automation pensé pour scaler. Et pour ceux qui veulent un workflow qui envoie du lourd sans y passer des semaines… c’est un game changer.
Tu n’es pas obligé de passer par HubSpot (même si tu risques de le faire un jour). Il existe d'autres outils de marketing automation, chacun avec ses spécificités :
ActiveCampaign : complet, bon rapport qualité/prix pour les petites équipes
Plezi : orienté B2B, facile à prendre en main
Mailchimp : pour des scénarios simples, surtout axés emailing
Sendinblue (Brevo) : une solution française avec des workflows corrects pour le prix
Salesforce Marketing Cloud : puissant mais plus complexe (et plus cher)
Make, Zapier : utiles pour connecter des outils entre eux si ton CRM ne le permet pas
Mais attention : chaque logiciel de marketing automation ne gère pas forcément la data CRM, la qualité des leads ou le nurturing avancé aussi bien qu’HubSpot.
Avant de foncer sur un outil parce qu’un collègue t’en a parlé en afterwork, pose-toi les bonnes questions :
Tes workflows seront-ils simples ou complexes ?
Tu veux une solution tout-en-un ou juste pour de l’email ?
Tu as besoin de connecter ton CRM, ton ERP, ton outil de facturation ?
Tu veux des reportings poussés ou juste voir qui a ouvert ton mail ?
Quelle est la maturité digitale de ton équipe ?
Et bien sûr : quel est ton budget, mais surtout ton temps disponible pour gérer tout ça ?
➡ Si ton objectif est d’automatiser efficacement tes process marketing et commerciaux, sans te prendre la tête ni faire un doctorat en intégration… HubSpot reste le meilleur allié.
Tu parles pas de la même manière à un prospect froid qu’à un client fidèle, non ? Bah les workflows, eux non plus.
Grâce à la segmentation, tu peux :
adapter les messages selon le comportement (clic, ouverture, visite…)
différencier les scénarios en fonction du stade du cycle de vie
personnaliser en fonction des informations CRM (fonction, secteur, taille d’entreprise, etc.)
Résultat : un parcours client plus fluide, plus pertinent, et surtout… plus humain (même s’il est automatisé).
Voici quelques exemples qui font des merveilles :
Workflow de bienvenue : quand un contact s’inscrit à ta newsletter → envoi d’une séquence d’onboarding + contenus à forte valeur ajoutée
Workflow de maturation (nurturing) : pour accompagner les leads tièdes jusqu’à ce qu’ils soient prêts à acheter
Workflow de réactivation : pour relancer les contacts inactifs avec du contenu ciblé ou une offre
Workflow post-webinar : pour rebondir après un événement avec une séquence personnalisée
Workflow de démo ou prise de rendez-vous : pour raccourcir le délai entre l’intérêt et l’action
➡ En jouant sur les types de contenus (études de cas, témoignages, guides…), tu peux entretenir la relation client sans jamais devenir intrusif.
La clé d’un bon workflow, c’est le timing. Et ça, c’est la data comportementale qui te l’offre.
Voici ce que tu peux faire :
détecter les pages clés visitées (tarifs, produit, témoignages…) → déclencher une séquence spécifique
suivre les ouvertures et clics dans les emails → adapter le contenu en fonction de l’intérêt
utiliser le score de lead (lead scoring) pour déclencher un passage aux sales
intégrer des signaux externes (ex : interaction sur les réseaux sociaux, événement métier, etc.)
Tu ne balances pas des mails au hasard. Tu construis un parcours dynamique, où chaque action est pensée pour faire progresser le contact dans son chemin vers l’achat.
Tu veux pas créer un énième système qui tourne dans le vide ? Alors voici la checklist béton pour un workflow qui fait le taf :
Définir un objectif clair : conversion, nurturing, réactivation, onboarding ?
Segmenter ta cible : qui entre dans le workflow ? À quel moment ?
Lister les actions à automatiser : mails, attributions, notifications, etc.
Choisir les déclencheurs : téléchargement, clic, inactivité, formulaire…
Créer le contenu adapté à chaque étape : mails personnalisés, offres, call-to-action…
Construire la logique du workflow : si… alors…, délais, conditions, exclusions
Prévoir les sorties de workflow : fin naturelle, conversion, désinscription
Tester avant de lancer : oui, toujours. Même si t’es sûr de toi.
Et surtout : garde-le simple au début, puis complexifie quand t’as du recul sur les résultats.
Spoiler : tu vas faire des erreurs. L’idée, c’est d’en éviter un max dès le départ. Voici les classiques :
Multiplier les workflows sans logique globale : t’en perds le contrôle.
Oublier la sortie du workflow : le contact reste coincé dans une boucle sans fin. Inutile et frustrant.
Envoyer trop de mails trop vite : bonjour les désinscriptions.
Créer des scénarios trop rigides : tout le monde ne suit pas le même parcours.
Ne pas tester : un lien qui ne marche pas = crédibilité zéro.
Ignorer les résultats : un workflow, ça se pilote. Sinon, ça s’essouffle.
Bref, le workflow, c’est pas un “set & forget”. C’est un levier vivant, à entretenir régulièrement.
Tu lances → tu observes → tu ajustes. C’est ça, le vrai marketing automation.
Voici les indicateurs clés à suivre :
Taux d’ouverture et de clics : ton contenu capte-t-il l’attention ?
Taux de passage à l’étape suivante : chaque action mène-t-elle quelque part ?
Taux de conversion global : est-ce que ça génère vraiment du business ?
Temps moyen dans le workflow : fluide ou trop long ?
Comportement post-workflow : prise de rendez-vous, engagement, achat ?
Utilise les reportings intégrés à ton outil (coucou HubSpot) pour voir ce qui marche… et ce qui doit dégager. Et pense à tester des variantes : délais, objets de mails, types de contenus.
👉 L’optimisation, c’est ce qui transforme un “workflow sympa” en machine à leads redoutable.
Tu t’es offert un bel outil, mais sans accompagnement… t’en exploites 20 % à tout casser. L’onboarding HubSpot, c’est le raccourci pour :
paramétrer tes premiers workflows intelligemment
connecter tes outils sans prise de tête (facturation, site web, CRM…)
éviter les erreurs de structure dès le départ
gagner du temps sur la mise en œuvre et obtenir des résultats rapides
C’est pas un luxe. C’est une garantie de retour sur investissement.
Tu veux que ton marketing et ton commercial avancent dans la même direction ? Un bon consultant HubSpot (ou CRM plus largement) fait exactement ça :
il clarifie les objectifs business avant de cliquer partout
il structure le parcours client pour que chaque workflow ait un vrai rôle
il forme tes équipes, pour que tout le monde joue le jeu
il t’aide à prioriser les actions à fort impact
Résultat : une automatisation alignée à ta stratégie, pas juste un jouet marketing.
Tu peux toujours le faire toi-même. Mais soyons honnête : entre la stratégie, les contenus, les paramétrages, les tests, la data… ça devient vite un métier à part entière.
Externaliser, c’est :
éviter les décalages entre vision et exécution
gagner en efficacité dès le départ
profiter de l’expérience d’experts qui ont déjà testé ce qui marche (et ce qui ne marche pas)
faire monter en compétences ton équipe tout en gardant la main sur les résultats
Tu n’achètes pas juste un service, tu investis dans un accélérateur de performance.
Le workflow marketing, c’est pas juste une option sympa dans ton outil d’emailing. C’est le moteur caché de ta stratégie d’acquisition et de conversion. Bien conçu, il te fait gagner un temps fou, te rapproche de tes prospects et transforme tes actions marketing en véritable machine de guerre.
Alors, tu fais tourner les workflows dans le bon sens… ou tu continues à tout faire à la main ? 😉